Thư viện câu lệnh

Các câu bạn dán vào và sửa. Chia theo hai cách tra: theo tình huống và theo vai trò.

Mọi câu ở đây đều viết theo công thức 5 thành phần của bài 03.
Chỗ nào có <...> là chỗ bạn điền.

Mười câu dùng nhiều nhất

Nếu bạn chỉ học được mười câu, học mười câu này.

1. Bắt hỏi lại trước khi làm

Trước khi làm, hãy hỏi tôi tối đa 5 câu về những điều bạn còn thiếu. Đợi tôi trả lời rồi mới bắt đầu.

2. Bắt nêu kế hoạch trước

Nêu kế hoạch theo các bước, mỗi bước ghi sản phẩm của bước đó là gì. Đừng làm gì cả. Tôi duyệt rồi
bạn mới bắt đầu.

3. Chặn bịa (câu quan trọng nhất trong cả khoá)

Nếu bạn không có dữ liệu cho phần nào, ghi rõ "không có dữ liệu" ở đúng chỗ đó. Không suy đoán, không
lấy từ kiến thức chung để lấp chỗ trống. Nếu không truy cập được nguồn nào, nói thẳng cho tôi biết.

4. Ép nguồn nội bộ

Chỉ trả lời dựa trên kho tri thức <tên kho>. Với mỗi khẳng định, ghi rõ tên tài liệu và mục. Nếu tài
liệu không đề cập, ghi "tài liệu không đề cập". Không lấy từ Internet.

5. Sửa từng chỗ

Sửa đúng ba chỗ: (1) <chỗ 1>, (2) <chỗ 2>, (3) <chỗ 3>. Giữ nguyên mọi thứ khác.

6. Tự phản biện

Đóng vai <người khó tính nhất sẽ đọc bản này>. Chỉ ra 5 chỗ yếu nhất, 5 câu người đó sẽ chất vấn, và
những chỗ nào bạn thực ra không có bằng chứng chắc. Rồi tự sửa lại.

7. Tách dữ kiện và suy đoán

Tách rõ hai phần: (A) những gì dữ liệu trực tiếp cho biết, (B) những gì bạn suy đoán. Với mỗi mục ở
phần B, ghi rõ cần dữ liệu gì để xác nhận.

8. Chặn gửi

Soạn nháp và đưa tôi xem. Tuyệt đối không gửi cho ai. Trước khi gửi, cho tôi biết bạn sẽ gửi tới
đúng ai.

9. Viết như người

Viết như một người đi làm viết cho đồng nghiệp: câu ngắn, cụ thể, không hoa mỹ. Không mở đầu vòng vo,
không kết bằng lời hô hào. Không dùng dấu gạch ngang dài. Mọi nhận định về mức độ phải có số hoặc bỏ.
Nếu một câu không thêm thông tin mới thì xoá câu đó.

10. Không đồng ý cho vừa lòng

Nếu tôi sai thì nói thẳng là tôi sai và chỉ ra vì sao. Đừng đồng ý cho vừa lòng tôi.

Ba câu 3, 9, 10 nên đưa vào bộ nhớ (bài 08) để không phải gõ lại.

Theo tình huống

Bắt đầu một việc mới

Bối cảnh: Tôi là <vai trò> ở <bộ phận>. <Chuyện đang xảy ra>.
Việc: <động từ + việc cụ thể>.
Nguyên liệu: <tệp đính kèm / kho tri thức nào / số liệu cụ thể>.
Tiêu chuẩn: <độ dài>, <giọng>, <phải có gì>, <tuyệt đối không được gì>.
Xong nghĩa là: <3 điều kiện kiểm được>.
Giao nộp: <chat / Word / Excel / slide>, tiếng Việt đủ dấu.

Đính kèm nhiều tệp

Tôi đính kèm 3 tệp:
- <tệp 1>: nguồn duy nhất cho mọi con số
- <tệp 2>: chỉ dùng cho cấu trúc và giọng văn, đừng lấy số từ đây
- <tệp 3>: tham khảo thêm, không bắt buộc dùng

Việc: <việc của bạn>. Với mỗi con số, ghi trong ngoặc lấy từ mục nào của tệp 1.

Chuyển giao khi cuộc trò chuyện quá dài

Tổng kết cuộc trò chuyện này thành một bản chuyển giao để tôi dán sang cuộc trò chuyện mới, gồm: mục
tiêu, các quyết định đã chốt, các ràng buộc, những gì đã làm xong, việc còn lại. Dưới 300 từ.

Xuất tài liệu trang trọng tiếng Việt

Xuất thành tệp Word: phông Times New Roman cỡ 13, dãn dòng 1,5, lề trên 2cm, dưới 2cm, trái 3cm,
phải 2cm. Tiếng Việt đủ dấu, mã UTF-8. Tiêu đề mục dùng số 1., 1.1. Bảng có đường viền, tiêu đề cột
in đậm. Tên tệp: <ten-tep>.docx

Dùng bản mẫu của công ty

Dùng tệp <ten-mau>.docx trong thư mục làm khuôn. Giữ nguyên bố cục, phông chữ, các mục và phần ký.
Điền nội dung cho <việc của bạn>. Chỗ nào tôi chưa cung cấp thông tin thì để [chưa có], không tự bịa.

Phân tích số liệu

Đính kèm: <tệp số liệu>

Phân tích và trả lời 4 câu hỏi, mỗi câu một biểu đồ:
1. <câu hỏi>
2. <câu hỏi>
3. <câu hỏi>
4. <câu hỏi>

Với mỗi biểu đồ, kèm bảng số liệu đã dùng để vẽ, để tôi đối chiếu.
Phần nhận xét cho mỗi biểu đồ phải có: con số cụ thể, so sánh với một mốc, một giả thuyết về nguyên
nhân, và một việc cần làm. Nếu không biết nguyên nhân, ghi "cần kiểm tra thêm".
Nhãn biểu đồ bằng tiếng Việt đủ dấu.

Sơ đồ quy trình

Vẽ sơ đồ quy trình <tên quy trình>:
- <bước 1>
- <bước 2, nếu <điều kiện> thì <nhánh A>, ngược lại <nhánh B>>
- <bước 3>

Nhãn trong sơ đồ ngắn, mỗi nhãn dưới 6 từ, tiếng Việt đủ dấu.

Tổng quan hộp thư đầu ngày

Kiểm email và tin nhắn của tôi trong 24 giờ qua. Phân loại theo tiêu chí của tôi:
- GẤP: có khách hàng đang chờ, hoặc có mốc thời gian trong 48 giờ
- CẦN LÀM: việc của tôi nhưng chưa gấp
- BIẾT ĐỂ BIẾT: không cần tôi làm gì
Mỗi mục ghi ai gửi, kênh nào, và một câu vì sao xếp vào nhóm đó.
Nếu không truy cập được kênh nào, nói thẳng.

Trả lời một email an toàn

Đọc email mới nhất của <người gửi>. Soạn bản trả lời:
- Trả lời đúng những câu họ hỏi, theo thứ tự họ hỏi
- Thông tin nào cần tôi cung cấp mà bạn không biết, để [cần tôi bổ sung]
- Giọng <giọng>, dưới <n> từ
Tuyệt đối không gửi. Ghi rõ bạn định gửi tới địa chỉ nào.

Đổ việc vào bảng nhiệm vụ

Đây là các việc tôi ghi trong sổ tuần này:
- <việc>
- <việc>

Đưa vào bảng nhiệm vụ của tôi, tự đặt hạn và ưu tiên hợp lý, cho tôi xem lại để sửa.
Trước khi thêm, kiểm xem việc nào đã có để đừng tạo trùng.

Tạo tác vụ định kỳ

Mỗi <thứ / ngày> lúc <giờ> giờ Việt Nam, hãy:
1. <việc 1>
2. <việc 2>
Gộp thành một bản dưới <n> từ, gửi tin nhắn riêng cho tôi trên <kênh>.
Đặt tên tác vụ là "<tên>".

Việc lớn nhiều bước

Tôi cần <việc lớn>. Nguyên liệu tôi có: <liệt kê>.
Nêu kế hoạch theo các bước, mỗi bước ghi: cần nguyên liệu gì từ tôi, sản phẩm của bước đó là gì, tôi
kiểm sản phẩm đó bằng cách nào.
ĐỪNG LÀM GÌ CẢ. Tôi duyệt kế hoạch rồi bạn mới bắt đầu.
Nếu có bước nào bạn thấy khó hoặc rủi ro, nói rõ ngay bây giờ.

Tự chấm độ tin cậy

Với mỗi khẳng định trong bản này, đánh dấu: [chắc chắn, có nguồn], [khá chắc, suy ra từ dữ liệu],
[không chắc, cần kiểm]. Liệt kê riêng ở cuối những mục [không chắc].

Nhờ agent viết Tiểu sử cho bạn

Tôi cần viết phần "Tiểu sử" để bạn hiểu tôi và điều chỉnh mọi câu trả lời. Hãy hỏi tôi 8 câu, mỗi câu
một ý, về: vai trò, người tôi làm việc cùng, cách tôi muốn được trả lời, các việc lặp lại quan trọng.
Sau đó viết một đoạn 4 phần, dưới 250 từ, để tôi dán vào phần Tiểu sử.

Theo vai trò

Hành chính, nhân sự

Soạn thông báo nội bộ về <việc>. Đối tượng: <ai>. Dựa trên quy định trong kho tri thức <tên kho>.
Giọng trang trọng nhưng dễ đọc, dưới 200 từ. Có đủ: nội dung thay đổi, thời điểm áp dụng, người liên
hệ khi có thắc mắc. Nếu quy định không nói rõ điểm nào, ghi [cần xác nhận] chứ đừng suy đoán.
Xuất tệp Word, Times New Roman 13, tiếng Việt đủ dấu.

Từ bản ghi cuộc họp trong tệp đính kèm, viết biên bản gồm: thời gian và người dự, các nội dung đã
trao đổi, các quyết định đã chốt, các việc cần làm kèm người phụ trách và hạn.
Người nào phát biểu mà không rõ tên thì ghi [không rõ], đừng gán cho ai.

Kế toán, tài chính

Đính kèm: <tệp số liệu>.
Tổng hợp chi phí <kỳ> theo hạng mục, so với <kỳ trước> và so với kế hoạch trong <tệp kế hoạch>.
Nêu 3 hạng mục lệch nhiều nhất, mỗi hạng mục ghi số tuyệt đối và phần trăm.
Với mỗi con số, ghi lấy từ ô hoặc mục nào. Đơn vị ghi rõ (triệu hay tỷ đồng).
Xuất một bảng Excel và một bản nhận xét dưới 250 từ.

Đọc danh sách công nợ trong tệp đính kèm. Lọc các khoản quá hạn, xếp theo số tiền giảm dần. Với mỗi
khoản, soạn một dòng gợi ý mức độ nhắc (nhắc lần 1, lần 2, cần gọi điện) dựa trên số ngày quá hạn.
Đừng soạn nội dung thư, chỉ đưa danh sách để tôi quyết.

Kinh doanh, bán hàng

Khách <tên> im lặng <n> ngày sau <sự kiện>. Đọc lại trao đổi của tôi với họ trong email và tin nhắn,
đối chiếu với chính sách trong kho tri thức <tên kho>, rồi soạn một thư theo sau.
Giọng thân thiện, dưới 150 từ, nhắc đúng vấn đề họ từng nêu, kết bằng một đề nghị dễ trả lời có hoặc
không. Tuyệt đối không gửi, đưa tôi xem trước.

Chuẩn bị hồ sơ trước buổi gặp khách <tên> ngày mai. Gồm: tóm tắt lịch sử giao dịch, những gì họ từng
quan tâm và từng phản đối, ba câu hỏi họ có thể hỏi và cách tôi trả lời, và một đề xuất mở đầu.
Lấy từ email, tin nhắn của tôi với họ và kho tri thức <tên kho>. Nếu thiếu dữ liệu về mục nào, nói rõ.

Marketing

Tra 5 động thái mới nhất của <đối thủ> trong 3 tháng qua: sản phẩm, giá, kênh truyền thông, thông
điệp. Với mỗi động thái ghi nguồn và ngày. Sau đó viết một mục "ảnh hưởng tới chúng ta" dài 3 gạch
đầu dòng. Ưu tiên nguồn chính thức hơn báo và blog. Cái gì không tìm được thì ghi "không tìm thấy".

Lên kế hoạch nội dung tháng <tháng> cho <kênh>. Đối tượng: <ai>, họ quan tâm <điều gì>.
Cho tôi bảng: tuần, chủ đề, dạng nội dung, thông điệp chính, lời kêu gọi hành động.
Dựa trên các bài đã hiệu quả trong kho tri thức <tên kho>. Xuất bảng Excel.

Trợ lý, thư ký

Chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp <tên> lúc <giờ>. Gồm: chương trình họp theo thứ tự, với mỗi mục ghi
người trình bày và thời lượng; tóm tắt các quyết định của cuộc họp lần trước và tình trạng hiện tại
của từng việc; và danh sách tài liệu cần in.
Lấy từ biên bản trong Không gian và bảng nhiệm vụ. Xuất một tệp Word.

Quản lý dự án

Làm báo cáo tiến độ tuần dự án <tên>, gửi cho <ai>, họ đọc trên điện thoại và chỉ quan tâm số và việc
cần họ quyết.
Gồm 4 phần: việc đã xong tuần này, việc đang chạy kèm phần trăm, rủi ro và việc bị chặn, việc cần cấp
trên quyết. Mỗi việc có mã issue để tra lại.
Lấy từ Jira và bảng nhiệm vụ của tôi. Tối đa 250 từ. Không mở đầu bằng "kính gửi", vào thẳng số.

Chăm sóc khách hàng

Khách phàn nàn về <sự cố>. Thông tin tôi có: <chi tiết>.
Soạn thư phản hồi theo 5 đoạn: nhận lỗi ngay câu đầu, nói rõ chuyện gì đã xảy ra và nguyên nhân,
chúng ta đã làm gì kèm mốc thời gian, sẽ làm gì để không lặp lại kèm mốc, đề nghị bù đắp cụ thể và
cách liên hệ trực tiếp.
Dưới 250 từ. Mọi cam kết phải có ngày cụ thể, không viết "trong thời gian sớm nhất". Không dùng bị
động để trốn trách nhiệm. Không hứa mức bù đắp tôi chưa nói là đã được duyệt.
Tuyệt đối không gửi.

Câu dùng khi kết quả chưa đạt

Quay lại

Trang chủ khoá học · Hướng dẫn học ·
Từ điển thuật ngữ