Bài 16. Việc lớn nhiều bước, nhiều trợ lý

Các bài trước làm những việc gọn: một tài liệu, một báo cáo, một email. Bài này về việc lớn: thứ
mà bạn tự làm mất nửa ngày, có nhiều nguồn dữ liệu, nhiều sản phẩm đầu ra, và nhiều chỗ dễ đi sai
hướng.

Đây cũng là bài dạy bạn một chuyện quan trọng: agent không chỉ có một mình. Nó gọi thêm trợ lý
chuyên và mở thêm cuộc trò chuyện riêng, và bạn cần biết cách theo dõi.

Tình huống

Chị Hương phải làm hồ sơ dự thầu. Việc gồm: đọc yêu cầu của bên mời thầu (một PDF 40 trang), rà lại
năng lực công ty từ các tài liệu cũ, dựng bảng giá, viết phần thuyết minh, làm bộ slide trình bày, và
tổng hợp thành một bộ hồ sơ.

Nếu chị gõ một câu "làm hồ sơ dự thầu cho tôi", kết quả sẽ là một bản chung chung dài dòng, sai hướng
ở vài chỗ quan trọng, và chị mất nhiều thời gian sửa hơn là tự làm.

Bài này dạy cách chia việc đó thành các giai đoạn có chốt duyệt, để mỗi giai đoạn đi đúng hướng trước
khi sang giai đoạn sau.

Mục tiêu bài học

• Chia được một việc lớn thành các giai đoạn có chốt duyệt
• Bắt agent nêu kế hoạch trước và sửa kế hoạch rẻ
• Hiểu tác vụ chuyên sâu và theo dõi nó
• Nhắn thêm vào giữa lúc agent đang chạy
• Biết agent gọi những trợ lý chuyên nào và giới hạn của từng loại

Phần 1. Chia giai đoạn có chốt duyệt

Nguyên tắc: việc càng lớn, chốt duyệt càng phải sớm. Mỗi giai đoạn nên có một sản phẩm cụ thể mà
bạn kiểm được trong vài phút.

Cấu trúc chuẩn cho một việc lớn:

Giai đoạn 0. LẬP KẾ HOẠCH        Sản phẩm: danh sách các bước. Bạn duyệt.
Giai đoạn 1. THU THẬP            Sản phẩm: một bản tổng hợp nguyên liệu. Bạn kiểm đủ chưa.
Giai đoạn 2. DỰNG KHUNG          Sản phẩm: mục lục hoặc dàn ý. Bạn duyệt.
Giai đoạn 3. LÀM TỪNG PHẦN       Sản phẩm: từng phần một. Bạn đọc từng phần.
Giai đoạn 4. GHÉP VÀ ĐỊNH DẠNG   Sản phẩm: tệp cuối. Bạn kiểm chất lượng.

Vì sao phải tách giai đoạn 2 (dựng khung)? Vì sửa một mục lục mất 2 phút, còn sửa một tài liệu 20
trang đã viết sai hướng mất 2 giờ. Đây là chỗ tiết kiệm thời gian lớn nhất của bài này.

Áp vào ví dụ hồ sơ dự thầu

Giai đoạn 0:

Tôi cần làm hồ sơ dự thầu. Đính kèm: yêu cầu của bên mời thầu (PDF).

Đọc yêu cầu, rồi nêu cho tôi kế hoạch làm hồ sơ theo các bước, kèm: mỗi bước cần nguyên liệu gì từ
tôi, sản phẩm của bước đó là gì. ĐỪNG LÀM GÌ CẢ. Tôi duyệt kế hoạch rồi bạn mới bắt đầu.

Nếu trong yêu cầu có mục nào bạn thấy khó hoặc rủi ro, nói rõ ngay bây giờ.

Câu cuối rất giá trị: bạn muốn biết chỗ khó trước, không phải sau.

Giai đoạn 1:

Kế hoạch được. Làm giai đoạn 1: trích ra từ PDF yêu cầu một bảng gồm mọi yêu cầu bắt buộc của bên mời
thầu, mỗi yêu cầu một dòng, kèm trang số trong PDF, và cột "chúng ta đáp ứng được chưa" để trống cho
tôi điền. Chưa viết gì khác.

Bảng này là thứ chị Hương cần nhất, và nó là sản phẩm kiểm được trong 5 phút.

Giai đoạn 2:

Dựng mục lục hồ sơ theo đúng thứ tự mà bên mời thầu yêu cầu, mỗi mục ghi một câu sẽ viết gì và lấy
thông tin từ đâu. Chưa viết nội dung.

Giai đoạn 3: làm từng mục, mỗi lượt một mục.

Giai đoạn 4: ghép và xuất tệp theo bài 10.

Phần 2. Tác vụ chuyên sâu

Ở tab Bảng điều khiển, khi bạn giao một việc nặng, agent trả lời nhanh ngay tại đó và tự mở một
cuộc trò chuyện riêng để xử lý phần nặng. Bạn thấy thẻ:

"Đã bắt đầu tác vụ chuyên sâu"
Tôi đã mở một cuộc trò chuyện riêng để xử lý việc này. Bạn có thể vào đó tìm hiểu sâu hơn, hoặc ở
lại đây. Tôi sẽ gửi bản tóm tắt về khi xong.

Hai nút: "Mở cuộc trò chuyện tác vụ" và "Ở lại bảng điều khiển".

Vì sao thiết kế như vậy: bảng điều khiển là luồng chính của bạn, cần nhanh. Một việc nặng chạy trong
đó sẽ chặn mọi việc khác. Nên nó được đưa ra một chỗ riêng.

Cách theo dõi:

Trong nhật ký, các dòng liên quan: "Đang mở một cuộc trò chuyện phụ", "Đang trao đổi thêm ở cuộc
trò chuyện phụ", "Đang xem lại cuộc trò chuyện phụ", "Đang xem các cuộc trò chuyện khác của
bạn".

Một điểm tiện: nếu bạn đóng trình duyệt hoặc mất mạng giữa lúc việc đang chạy, việc vẫn tiếp tục.
Mở lại ứng dụng, bạn thấy nó ở chỗ nó đang tới.

Phần 3. Nhắn thêm giữa lúc nó đang chạy

Đây là tính năng của tab Bảng điều khiển: bạn nhắn được giữa lúc agent đang làm, và tin nhắn của
bạn được đưa vào ngay trong lượt đang chạy.

Dùng để:

Nếu bạn đã gửi mà nó chưa xử lý tới, có nút "Bỏ khỏi hàng đợi" để rút lại.

So sánh: trong khung Trò chuyện thường, mỗi lượt là một lượt, bạn đợi nó xong rồi mới nói tiếp.
Ở Bảng điều khiển, bạn nói được giữa lúc nó đang chạy. Đây là lý do việc dài nên giao ở bảng điều
khiển.

Phần 4. Các trợ lý chuyên

Agent chính gọi thêm các trợ lý chuyên cho một số loại việc. Bạn không gọi trực tiếp, nhưng cần biết
chúng tồn tại và giới hạn của chúng, để không yêu cầu sai chỗ.

Hệ quả thực tế cho bạn:

1. Với phân tích số liệu, agent chính phải gom dữ liệu trước. Nếu số liệu của bạn nằm ở nhiều nơi
(một tệp Excel, một hệ thống, một kênh chat), agent chính phải gộp thành một nguồn rồi mới đưa cho
trợ lý phân tích. Đây là lý do bài 11 nhấn mạnh "một nguồn duy nhất".

2. Với tệp bạn đã tải lên, đừng bắt nó làm lại từ đầu. Tệp bạn đính kèm đã được xử lý sẵn. Nếu bạn
thấy nó loay hoay chuẩn bị lại dữ liệu bạn vừa đưa, nhắc:

Tệp tôi đã đính kèm rồi, dùng trực tiếp tệp đó, đừng chuẩn bị lại.

3. Với slide, đừng nhờ trợ lý slide đọc tài liệu. Đúng cách là: agent chính đọc tài liệu và rút ra
nội dung, rồi mới chuyển sang làm slide. Bạn diễn đạt như một việc hai bước:

Bước 1: đọc tệp báo cáo và rút ra 6 điểm chính, mỗi điểm 2 câu.
Bước 2: từ 6 điểm đó làm bộ slide 8 trang.

4. Kết quả tới trong cùng lượt. Khi agent giao việc cho một trợ lý chuyên, nó đợi trợ lý trả
kết quả rồi mới viết câu trả lời cho bạn. Nên nếu nó nói "tôi sẽ thông báo khi có kết quả" mà không
đưa gì, đó là câu nói sai. Hãy nhắc:

Bạn nói sẽ thông báo sau, nhưng không có lượt nào tự chạy sau này. Đưa kết quả ngay trong lượt này.

Phần 5. Bốn dấu hiệu việc lớn đang đi sai

Nhận ra sớm, dừng sớm.

Làm trên Redstone Agent

Thực hành: một việc lớn thật của bạn, chia giai đoạn (40 phút).

Chọn một việc bạn tự làm mất ít nhất 2 giờ, có nhiều nguồn và nhiều phần.

Bước 1. Mở tab Bảng điều khiển (không phải khung Trò chuyện thường), vì bạn cần nhắn được giữa
lúc nó chạy.

Bước 2. Giai đoạn 0, bắt nó nêu kế hoạch:

Tôi cần <việc lớn của bạn>. Nguyên liệu tôi có: <liệt kê>.
Nêu kế hoạch theo các bước, mỗi bước ghi: cần nguyên liệu gì từ tôi, sản phẩm của bước đó là gì, và
tôi kiểm sản phẩm đó bằng cách nào.
ĐỪNG LÀM GÌ CẢ. Tôi duyệt kế hoạch rồi bạn mới bắt đầu.
Nếu có bước nào bạn thấy khó hoặc rủi ro, nói rõ ngay bây giờ.

Bước 3. Đọc kế hoạch và sửa nó. Đây là 5 phút giá trị nhất trong cả việc này. Ví dụ:

Sửa kế hoạch: gộp bước 3 và 4 lại. Thêm một bước sau bước 2 là dựng dàn ý cho tôi duyệt. Bỏ bước 6,
phần đó tôi tự làm.

Bước 4. Chạy từng giai đoạn, mỗi lượt một giai đoạn. Sau mỗi giai đoạn, thật sự kiểm sản phẩm
trước khi cho sang giai đoạn sau.

Bước 5. Ở một giai đoạn nào đó, cố tình nhắn thêm giữa lúc nó đang chạy, để bạn học được cảm giác
điều khiển giữa đường:

Bổ sung: <một thông tin mới>. Đưa vào phần đang làm.

Bước 6. Nếu ở giai đoạn nào nó tự mở tác vụ chuyên sâu, bấm "Mở cuộc trò chuyện tác vụ" một
lần để xem nó làm gì bên trong, rồi quay lại bảng điều khiển.

Bước 7. Ghi lại: bạn tự làm mất bao nhiêu phút, làm theo cách này mất bao nhiêu phút, và có bao nhiêu
lần bạn phải chỉnh hướng.

Làm trên ChatGPT

Cách chia giai đoạn có chốt duyệt dùng được nguyên trên ChatGPT, và đó là phần quan trọng nhất của bài
này. Ba khác biệt:

1. Không nhắn được giữa lúc nó đang chạy. Bạn phải đợi nó xong một lượt. Nên hãy chia giai đoạn
   nhỏ hơn khi làm trên ChatGPT.
2. Không có tác vụ chuyên sâu riêng. Mọi thứ trong một cuộc trò chuyện, nên với việc lớn bạn dễ
   chạm giới hạn độ dài. Cách xử lý: mỗi giai đoạn một cuộc trò chuyện mới, và mang theo bản chuyển
   giao (bài 05).
3. Nguyên liệu bạn phải mang tới hết, và cân nhắc bảo mật (bài 18).

Câu hữu ích riêng cho ChatGPT với việc lớn:

Việc này dài, và tôi sẽ chia thành nhiều cuộc trò chuyện. Cuối mỗi lượt, hãy viết cho tôi một khối
"BẢN CHUYỂN GIAO" gồm: mục tiêu, các quyết định đã chốt, các ràng buộc, đã làm xong gì, việc kế tiếp.
Tôi sẽ dán khối đó vào cuộc trò chuyện sau.

Bài tập

Thời gian: 60 phút.

1. Làm hết 7 bước của phần thực hành với một việc lớn thật.

2. Nộp kế hoạch bạn đã duyệt (bản sau khi bạn sửa), và ghi rõ bạn đã sửa những gì so với bản đầu.

3. Bảng theo dõi giai đoạn:

   Giai đoạn	Sản phẩm	Tôi kiểm mất mấy phút	Đạt hay phải làm lại

4. Ghi lại một lần bạn nhắn chỉnh hướng giữa đường, và kết quả sau khi chỉnh.

5. Bảng đo:

   	Tôi tự làm	Làm theo cách chia giai đoạn
   Thời gian (phút)
   Số lần phải làm lại từ đầu

Tiêu chí đạt:

• Không có giai đoạn nào phải làm lại từ đầu. Nếu có, nguyên nhân gần như luôn là bạn không duyệt
  sản phẩm của giai đoạn trước.
• Mỗi sản phẩm giai đoạn kiểm được trong dưới 5 phút.
• Bạn đã dùng được việc nhắn chỉnh hướng giữa lúc nó chạy.

Lỗi thường gặp

Tự kiểm tra

1. Vì sao phải tách riêng giai đoạn dựng khung (dàn ý, mục lục)?
2. Sản phẩm của một giai đoạn nên kiểm được trong bao lâu? Vì sao?
3. Tác vụ chuyên sâu là gì, và bạn theo dõi nó bằng cách nào?
4. Khung Trò chuyện thường và tab Bảng điều khiển khác nhau ở điểm nào khi làm việc dài?
5. Trợ lý phân tích số liệu không làm được gì? Điều đó buộc bạn phải làm gì trước?
6. Bốn dấu hiệu việc lớn đang đi sai hướng?

Mang về

• Việc càng lớn, chốt duyệt càng phải sớm. Duyệt kế hoạch, duyệt dàn ý, rồi mới cho viết.
• Sửa mục lục mất 2 phút, sửa 20 trang sai hướng mất 2 giờ.
• Việc dài thì giao ở tab Bảng điều khiển, vì bạn nhắn chỉnh hướng được giữa đường.
• Agent có trợ lý chuyên, và mỗi trợ lý có giới hạn. Chia việc theo đúng giới hạn đó.
• Mỗi giai đoạn phải có một sản phẩm bạn kiểm được trong 5 phút.

Bài tiếp theo

Bài 17. Kiểm chứng: khi nào agent nói sai và cách bắt lỗi