Bài 04. Giao việc thay vì hỏi

Bài 03 dạy bạn viết yêu cầu. Bài này dạy bạn giao việc, một chuyện khác hẳn.

Khác biệt: hỏi thì bạn nhận về thông tin và vẫn phải tự làm. Giao việc thì bạn nhận về kết quả
đã xong. Phần lớn người dùng AI mắc kẹt cả năm ở mức "hỏi", và đó là lý do họ chỉ tiết kiệm được
5 phút mỗi lần thay vì 50 phút.

Tình huống

Anh Tuấn, quản lý dự án, mỗi thứ Hai mất 90 phút làm báo cáo tiến độ.

Cách anh dùng AI trong tháng đầu: hỏi "cấu trúc báo cáo tiến độ nên có gì", "cách viết phần
rủi ro thế nào", "tóm tắt giúp tôi đoạn này". Rồi anh tự ghép lại. Từ 90 phút xuống 70 phút.

Cách anh dùng sau khi học giao việc: một yêu cầu duy nhất, trong đó anh nói rõ: lấy dữ liệu ở
đâu, báo cáo gồm những phần nào, ai đọc, dài bao nhiêu, xuất ra tệp gì, chỗ nào phải hỏi anh trước.
Từ 90 phút xuống 15 phút, trong đó 12 phút là anh đọc và sửa.

Cùng một công cụ. Khác nhau ở chỗ anh chuyển từ người làm có trợ lý tra cứu sang
người giao việc và duyệt kết quả.

Mục tiêu bài học

• Phân biệt "hỏi" và "giao việc", và nhận ra mình đang ở mức nào
• Viết được "định nghĩa hoàn thành" cho một việc
• Dùng được 5 mức tự chủ, và chọn đúng mức cho từng việc
• Đặt được chốt duyệt để agent không tự làm chuyện không nên tự làm
• Có một bản giao việc mẫu dùng cho việc thật hằng tuần của bạn

Phần 1. Hỏi và giao việc

Cách nhận ra mình đang ở mức "hỏi": yêu cầu của bạn bắt đầu bằng những chữ này.

Lưu ý ở dòng thứ tư: không phải mọi thứ đều nên giao việc. Khi bạn cần hiểu để ra quyết định,
hỏi là đúng. Cái sai là hỏi trong khi bạn thật ra muốn kết quả.

Phần 2. Định nghĩa hoàn thành

Đây là công cụ mạnh nhất của bài này. Trước khi giao việc, trả lời một câu:
"Làm xong nghĩa là gì, kiểm bằng cách nào?"

Nếu bạn không trả lời được, agent chắc chắn không trả lời được, và kết quả sẽ lệch.

Một định nghĩa hoàn thành tốt có 3 dòng:

Xong nghĩa là:
- Có đủ <những phần bắt buộc>
- Mọi con số đều <kiểm được từ nguồn nào>
- Tôi đọc xong <ai đọc> không phải hỏi lại câu nào

Ví dụ thật, cho báo cáo tiến độ của anh Tuấn:

Xong nghĩa là:
- Có đủ 4 phần: việc đã xong tuần này, việc đang chạy kèm phần trăm, rủi ro, việc cần cấp trên quyết
- Mỗi việc đều có mã issue Jira để tôi tra lại được
- Giám đốc đọc trên điện thoại trong 2 phút và không phải hỏi lại "cái này là gì"

Rồi bạn dán nguyên phần đó vào yêu cầu. Agent dùng nó để tự kiểm ở bước 4 của vòng làm việc
(xem bài 01), nên chất lượng tăng ngay mà bạn không phải nhắc lại.

Phần 3. Năm mức tự chủ

Không phải việc nào cũng để agent làm hết. Chọn mức, và nói rõ mức đó trong yêu cầu.

Nguyên tắc nghề: mức 5 phải được kiếm, không được cho. Một việc chỉ lên mức 5 sau khi bạn đã
chạy nó ở mức 2 hoặc 3 ít nhất năm lần và không phải sửa gì đáng kể.

Với những việc gửi ra ngoài, hãy nói rõ trong yêu cầu:

Tuyệt đối không gửi cho ai. Soạn xong đưa tôi xem trước. Tôi sẽ nói khi nào được gửi.

Agent của Redstone mặc định đã cẩn thận với việc gửi đi, nhưng nói rõ vẫn tốt hơn. Bài 12 nói thêm
về chuyện gửi "thay tôi" và gửi "danh nghĩa bot".

Phần 4. Bản giao việc mẫu

Đây là mẫu bạn nên có cho mỗi việc thật hằng tuần. Viết một lần, dùng mãi (và từ bài 09 thì đóng
thành kỹ năng).

VIỆC: <tên việc, ví dụ: Báo cáo tiến độ tuần dự án ABC>

BỐI CẢNH
Tôi là <vai trò>. Việc này gửi cho <ai>, họ quan tâm nhất <điều gì>.
Việc này làm <tần suất>.

NGUYÊN LIỆU
- <tệp / kho tri thức / bảng nhiệm vụ / dự án Jira nào>
- <những gì tôi đưa thêm mỗi lần>

CÁC PHẦN BẮT BUỘC
1. <phần 1>
2. <phần 2>
3. <phần 3>

TIÊU CHUẨN
- Độ dài: <con số>
- Giọng: <mô tả cụ thể, hoặc "theo bản mẫu tôi dán dưới">
- Không được: <những gì tuyệt đối tránh>

XONG NGHĨA LÀ
- <điều kiện 1>
- <điều kiện 2>
- <điều kiện 3>

MỨC TỰ CHỦ
<một trong 5 mức, viết rõ>

GIAO NỘP
<chat / tệp Word / Excel / slide>, <ngôn ngữ>

Nghe dài, nhưng bạn viết một lần cho một việc lặp lại hằng tuần. Chi phí 10 phút, thu về vài giờ
mỗi tháng.

Làm trên Redstone Agent

Thực hành, 30 phút. Lấy việc thật của bạn.

Bước 1. Viết định nghĩa hoàn thành trước khi mở ứng dụng. Trên giấy. Ba dòng.

Bước 2. Mở Trò chuyện mới, điền bản giao việc mẫu ở trên, chọn mức 2 (làm nháp).

Bước 3. Trước khi nó làm, thêm một dòng cuối:

Trước khi bắt đầu, nêu lại cho tôi 3 điều: bạn hiểu việc này là gì, bạn sẽ lấy thông tin ở đâu,
và bạn dự định trả về cái gì. Nếu có chỗ nào tôi chưa nói rõ, hỏi tôi. Tôi xác nhận rồi bạn mới làm.

Bước 4. Đọc phần nó nêu lại. Đây là lúc bạn thấy được nó hiểu việc như thế nào, và sửa cực rẻ.
Nếu nó hiểu sai, bạn chỉ mất 30 giây để chỉnh, thay vì đọc một bản 3 trang sai hướng.

Bước 5. Cho nó làm. Khi có kết quả, đối chiếu với đúng ba dòng "xong nghĩa là" bạn viết ở Bước 1.
Chấm: đạt mấy trong ba điều kiện?

Bước 6. Nếu thiếu điều kiện nào, nói đúng điều kiện đó:

Điều kiện thứ hai chưa đạt: có 4 con số mà tôi không tra lại được từ nguồn nào.
Bổ sung nguồn cho từng con số. Giữ nguyên mọi thứ khác.

Bước 7. Ghi lại: việc này bạn tự làm mất bao nhiêu phút, và vừa rồi mất bao nhiêu phút. Ghi ra
giấy, bạn sẽ cần số này ở bài 21.

Làm trên ChatGPT

Toàn bộ cách nghĩ của bài này dùng được nguyên trên ChatGPT. Có ba khác biệt thực tế:

1. Mức tự chủ chỉ tới mức 3. ChatGPT không cập nhật Jira của bạn, không gửi email thay bạn
   (trừ khi bạn cấu hình thêm công cụ bên thứ ba). Nên mức 4 và mức 5 gần như không áp dụng.
   Điều này có mặt tốt: ít rủi ro hơn.
2. Nguyên liệu phải bạn mang tới. Không có bảng nhiệm vụ, không có kho tri thức nội bộ. Bạn
   tải tệp lên, hoặc dán nội dung vào.
3. Bản giao việc mẫu nên đặt trong một Project. ChatGPT có tính năng Projects: tạo một project
   cho việc lặp lại của bạn, đặt bản giao việc mẫu vào phần hướng dẫn của project, tải tệp nền vào
   đó. Mỗi tuần bạn chỉ cần vào project và đưa dữ liệu mới.

Thử: tạo một Project trên ChatGPT tên đúng việc thật của bạn, dán bản giao việc mẫu vào phần
instructions, rồi giao việc chỉ bằng một câu ngắn. So với lần bạn làm trên Redstone.

Bài tập

Thời gian: 45 phút.

1. Chọn việc thật hằng tuần của bạn. Viết bản giao việc mẫu đầy đủ theo khung ở Phần 4.

2. Chạy nó ở mức 2 trên Redstone. Ghi lại kết quả đạt mấy trong ba điều kiện "xong nghĩa là".

3. Sửa bản giao việc mẫu dựa trên chỗ thiếu, chạy lại lần hai.

4. Điền bảng đo:

   	Tôi tự làm	Lần 1 (giao việc)	Lần 2 (sau khi sửa mẫu)
   Thời gian (phút)
   Số chỗ tôi phải sửa
   Đạt mấy trong 3 điều kiện

5. Chọn một việc khác trong tuần của bạn và xác định nó nên ở mức tự chủ nào, kèm lý do một câu.

Tiêu chí đạt:

• Bạn có một bản giao việc mẫu viết ra, lưu lại, dùng lại được tuần sau.
• Lần 2 phải tốt hơn lần 1 ở ít nhất một điều kiện.
• Bạn có con số thời gian thật, không phải cảm giác.

Lỗi thường gặp

Tự kiểm tra

1. Ba dấu hiệu cho biết bạn đang "hỏi" thay vì "giao việc"?
2. Viết định nghĩa hoàn thành ba dòng cho một việc thật của bạn, ngay bây giờ.
3. Mức tự chủ nào cho việc "gửi thông báo nghỉ lễ cho toàn công ty"? Vì sao?
4. Vì sao phải bắt agent nêu lại cách hiểu trước khi làm việc lớn?
5. Việc gì trong công việc bạn thì "hỏi" mới đúng, và không nên chuyển thành giao việc?

Mang về

• Hỏi thì nhận thông tin, giao việc thì nhận kết quả. Đo bằng phút để thấy khác biệt.
• Không viết được "xong nghĩa là gì" thì đừng giao. Agent không đoán được đích của bạn.
• Nói rõ mức tự chủ. Mức 5 (gửi ra ngoài) phải được kiếm sau nhiều lần chạy thử.
• Bắt nó nêu lại cách hiểu trước khi làm việc lớn. Đây là 30 giây đáng giá nhất.

Bài tiếp theo

Bài 05. Cho agent đủ ngữ cảnh: tệp, ảnh, thư mục