Bài 13. Việc, bảng nhiệm vụ và Jira

Bài 12 cho bạn biết có gì đang tới. Bài này cho bạn biết làm gì trước, làm gì sau, và giữ mọi
việc ở một chỗ thay vì rải trên giấy nhớ, Excel, Jira và trong đầu.

Tình huống

Anh Hải quản lý 3 dự án nhỏ. Việc của anh nằm ở bốn nơi: một số trên Jira, một số trong tin nhắn cấp
trên nhờ, một số anh ghi trong sổ, và một số anh chỉ nhớ trong đầu.

Kết quả là mỗi sáng anh mất 20 phút để nhớ ra mình đang có gì, và mỗi tuần anh trượt một hạn vì nó
nằm ở nơi anh không nhìn tới.

Bài này gom cả bốn nơi về một bảng, và để agent đề xuất thứ tự làm mà bạn vẫn giữ quyền quyết định.

Mục tiêu bài học

• Dùng bảng nhiệm vụ: thêm việc, đặt hạn, đặt ưu tiên, lọc
• Kéo issue Jira về bảng và đồng bộ trạng thái hai chiều
• Nhờ agent thêm và cập nhật việc bằng lời
• Dùng thẻ "Công việc đề xuất cho hôm nay" và hiểu vì sao nó cần bạn đồng ý
• Nhận bản tin đầu ngày và biết cách điều chỉnh nó

Phần 1. Bảng nhiệm vụ

Vào Bảng điều khiển Redstone → tab "Nhiệm vụ". Đây là bảng việc của bạn, chứa hai loại:

1. Việc bạn tự thêm vào.
2. Bản sao các issue Jira của bạn (nếu bạn đã kết nối Jira).

Cách dùng cơ bản:

Và bốn bộ lọc ở trên: Tất cả, Hôm nay, Ưu tiên cao, Quá hạn.

Bộ lọc "Quá hạn" là bộ lọc bạn nên bấm mỗi sáng. Nó là chỗ những việc trượt hạn hiện ra, và nếu
bạn chỉ làm đúng một việc từ bài này, hãy làm việc đó.

Phần 2. Nhờ agent quản lý việc bằng lời

Bạn không cần bấm. Agent đọc và sửa được bảng nhiệm vụ của bạn.

Xem mình có gì:

Tôi đang có những việc gì? Xếp theo mức gấp, và chỉ ra việc nào đã quá hạn.

Thêm việc:

Thêm vào bảng của tôi: soạn báo giá cho Đại Phát, hạn thứ Năm, ưu tiên cao.

Cập nhật:

Việc soạn báo giá Đại Phát đã xong. Cập nhật giúp tôi.

Đổ một mớ việc vào bảng:

Đây là các việc tôi ghi trong sổ tuần này:
- gọi lại cho Minh Long về hợp đồng
- làm báo cáo chi phí tháng 7, hạn 10/08
- họp với phòng kỹ thuật về lỗi giao diện
- rà lại danh sách khách chưa liên hệ 2 tháng

Đưa hết vào bảng nhiệm vụ của tôi, tự đặt hạn và ưu tiên hợp lý, rồi cho tôi xem lại để tôi sửa.
Trước khi thêm, kiểm xem việc nào đã có trong bảng để đừng tạo trùng.

Câu cuối rất hữu ích: agent luôn nên kiểm bảng trước khi thêm, nhưng nói rõ thì chắc hơn.

Kết hợp với hộp thư (bài 12):

Kiểm email và tin nhắn 24 giờ qua. Những gì cần tôi làm thì đưa vào bảng nhiệm vụ, kèm hạn nếu người
ta có nêu hạn. Cho tôi xem danh sách trước khi thêm.

Đây là chỗ hai bài nối vào nhau, và là một trong những thói quen giá trị nhất bạn xây được trong khoá.

Phần 3. Jira

Nếu bộ phận bạn dùng Jira, kết nối ở Cài đặt → Tích hợp. Sau đó:

Kéo issue của bạn về bảng: bấm "Đồng bộ Jira" trong tab Nhiệm vụ. Các issue được gán cho bạn
sẽ xuất hiện thành các việc trong bảng.

Đổi trạng thái: khi bạn bấm "Bắt đầu" hoặc đánh dấu xong một việc liên kết với Jira, ứng
dụng hiện hộp "Chọn trạng thái nào trong Jira?". Nó ghi rõ: việc này liên kết với một issue Jira,
và dự án đó có quy trình riêng, nên hãy chọn đúng trạng thái bạn muốn.

Đây là thiết kế cẩn thận, và bạn nên hiểu tại sao: mỗi dự án Jira có bộ trạng thái riêng
(In Progress, In Review, Blocked, Done, hoặc tên tiếng Việt do đội bạn tự đặt). Ứng dụng
không đoán thay bạn, vì đoán sai sẽ làm sai báo cáo của cả dự án.

Nhờ agent làm việc với Jira bằng lời:

Các issue Jira đang gán cho tôi có những gì? Cái nào quá hạn, cái nào đang bị chặn?

Chuyển issue ABC-123 sang trạng thái đang làm, và ghi bình luận: đã trao đổi với phòng kỹ thuật,
chờ bản sửa lỗi.

Nếu chưa kết nối, bảng sẽ ghi rõ: "Chưa kết nối Jira. Hãy kết nối trong Cài đặt, rồi Tích hợp."

Phần 4. "Công việc đề xuất cho hôm nay"

Ở tab Bảng điều khiển, bạn thấy khu vực "Công việc đề xuất cho hôm nay" kèm dòng nhắc:
"Bảng công việc của bạn chỉ thay đổi khi bạn đồng ý."

Câu đó là nguyên tắc quan trọng nhất của bài này. Agent đề xuất, bạn duyệt. Nó không tự dọn
bảng của bạn.

Mỗi đề xuất là một thẻ, ví dụ "đặt hạn cho việc X là hôm nay", "nâng ưu tiên việc Y", "việc Z không
còn cần thiết". Bạn bấm:

Sau khi áp dụng, thẻ chuyển thành "Đã áp dụng".

Cách dùng tốt: mỗi sáng đọc các đề xuất, đồng ý những cái đúng, bỏ qua những cái sai. Sau vài tuần
đề xuất sẽ sát hơn, vì agent học được cách bạn ưu tiên (qua bộ nhớ, bài 08).

Muốn nó đề xuất theo tiêu chí của bạn, hãy nói rõ một lần và cho vào bộ nhớ:

Nhớ giúp tôi cách tôi ưu tiên công việc: việc có khách hàng đang chờ luôn đứng trước việc nội bộ.
Việc của giám đốc giao đứng trước việc tôi tự nghĩ ra. Họp thì tôi chỉ nhận buổi chiều, sáng tôi để
làm việc tập trung.

Phần 5. Bản tin đầu ngày

Hệ thống gửi bản tin hằng ngày vào 9:00 và 14:00 theo giờ của bạn. Đây là lý do bạn phải đặt đúng
Múi giờ ở Cài đặt → Tài khoản (bài 00).

Bản tin dựa trên hoạt động thật của bạn, và nó có tính liên tục: bản tin hôm nay nhắc lại những gì
hôm qua đã nêu, để bạn thấy việc nào vẫn còn treo.

Muốn điều chỉnh nội dung bản tin, cách đơn giản nhất là nói trong cuộc trò chuyện của bảng điều
khiển:

Trong bản tin buổi sáng, tôi muốn thấy đúng ba phần: việc quá hạn, việc có hạn hôm nay, và những
tin nhắn có người đang chờ tôi trả lời. Bỏ phần thống kê token, tôi không cần.

Nếu bạn muốn một bản tin theo lịch riêng (ví dụ 7:30 sáng thứ Hai tổng hợp cả tuần), đó là việc của
tác vụ định kỳ, học ở bài 15.

Làm trên Redstone Agent

Thực hành 1: dọn bảng (10 phút).

1. Mở tab Nhiệm vụ. Nếu trống, đổ vào tất cả việc bạn đang có trong đầu và trong sổ.
2. Bấm bộ lọc "Quá hạn". Xử lý từng việc: làm ngay, đổi hạn, hoặc xoá. Không để việc quá hạn nằm
   đó.
3. Bấm "Hôm nay". Nếu có hơn 5 việc, đó là dấu hiệu bạn đang tự lừa mình. Đẩy bớt sang ngày khác.

Thực hành 2: đổ việc bằng lời (10 phút).

Dùng câu "Đổ một mớ việc vào bảng" ở Phần 2 với các việc thật của bạn. Kiểm:

• Nó có tạo trùng với việc đã có không?
• Hạn và ưu tiên nó đặt có hợp lý không?

Sửa lại những chỗ sai, bằng lời:

Việc gọi Minh Long phải là ưu tiên khẩn cấp, hạn hôm nay, vì họ đang chờ từ tuần trước.
Việc rà danh sách khách thì bỏ hạn, để khi nào rảnh.

Thực hành 3: Jira (10 phút, nếu bạn dùng Jira).

1. Bấm "Đồng bộ Jira".
2. Chọn một issue, bấm "Bắt đầu", và ở hộp "Chọn trạng thái nào trong Jira?" chọn đúng trạng
   thái của dự án bạn.
3. Mở Jira thật, kiểm trạng thái đã đổi.

Bước 3 không được bỏ. Đây là kiểm chứng thật, và là quy tắc của cả khoá: chưa kiểm bằng hệ thống gốc
thì coi như chưa xong.

Thực hành 4: kế hoạch hôm nay (10 phút).

1. Mở tab Bảng điều khiển. Đọc khu vực "Công việc đề xuất cho hôm nay".
2. Đồng ý những đề xuất đúng, bỏ qua những đề xuất sai.
3. Với đề xuất bạn bỏ qua, nói cho nó biết vì sao:

Tôi bỏ qua đề xuất nâng ưu tiên việc <X> vì việc đó chờ phản hồi của bên thứ ba, tôi không làm gì
được. Nhớ giúp tôi: việc đang chờ người khác thì đừng nâng ưu tiên, hãy nhắc tôi đi hỏi thay vì làm.

Đây là cách bạn dạy nó ưu tiên giống bạn.

Thực hành 5: nối hộp thư vào bảng (10 phút).

Dùng câu kết hợp ở cuối Phần 2. Đối chiếu: nó có bỏ sót việc nào mà bạn thấy trong hộp thư không?

Làm trên ChatGPT

ChatGPT không có bảng nhiệm vụ nối vào Jira và hộp thư của bạn. Cách dùng thay thế:

1. Danh sách việc trong một Project. Tạo project "Việc của tôi", giữ một danh sách việc dưới dạng
   văn bản, cập nhật bằng cách dán vào.
2. Tasks (có ở một số gói trả phí): đặt được lời nhắc định kỳ, nhưng nó không đọc được Jira hay
   hộp thư của bạn.
3. Vai trò thực tế của ChatGPT ở bài này là "người sắp xếp". Bạn dán danh sách việc thô vào, nó
   giúp bạn xếp ưu tiên và chia nhỏ:

Đây là 12 việc tôi đang có, viết lộn xộn. Hãy: (1) gom thành nhóm theo chủ đề, (2) chỉ ra 3 việc nên
làm hôm nay và lý do, (3) chỉ ra việc nào thật ra đang chờ người khác nên tôi chỉ cần đi hỏi,
(4) chỉ ra việc nào có thể bỏ.

Câu (4) là câu ít người dùng và giá trị nhất. Việc nên bỏ thì bỏ, và bạn cần một người ngoài chỉ ra.

Bài tập

Thời gian: 45 phút.

1. Làm cả 5 thực hành (thực hành 3 chỉ nếu bạn dùng Jira).

2. Bảng đối chiếu cho Thực hành 5:

   Việc thật có trong hộp thư	Agent có đưa vào bảng	Ghi chú

3. Viết ra tiêu chí ưu tiên của bạn (3 tới 5 dòng) và đưa vào bộ nhớ.

4. Điều chỉnh bản tin đầu ngày theo đúng ba phần bạn thật sự cần.

5. Sáng hôm sau: mở bộ lọc "Quá hạn" trước khi làm bất cứ việc gì. Ghi lại có bao nhiêu việc.

Tiêu chí đạt:

• Bảng nhiệm vụ chứa tất cả việc bạn đang có, không còn việc nằm ngoài bảng.
• Bộ lọc "Quá hạn" trống, hoặc mọi việc trong đó đã được bạn xử lý có ý thức.
• Nếu dùng Jira: một trạng thái bạn đổi từ Redstone đã hiện đúng trong Jira thật.
• Tiêu chí ưu tiên của bạn đã nằm trong bộ nhớ.

Lỗi thường gặp

Tự kiểm tra

1. Bảng nhiệm vụ chứa hai loại việc nào?
2. Vì sao ứng dụng hỏi bạn chọn trạng thái Jira thay vì tự chọn?
3. Câu nào trên khu vực đề xuất cho biết ai là người quyết định cuối cùng?
4. Bạn dạy agent ưu tiên giống bạn bằng cách nào?
5. Bộ lọc nào bạn nên bấm đầu tiên mỗi sáng, và vì sao?
6. Bản tin hằng ngày tới vào những lúc nào, và phụ thuộc thiết lập nào của bạn?

Mang về

• Một bảng duy nhất. Việc nằm ngoài bảng là việc sẽ bị trượt.
• Bấm "Quá hạn" mỗi sáng. Đây là thói quen đơn giản nhất và hiệu quả nhất của bài này.
• Agent đề xuất, bạn duyệt. Bảng của bạn chỉ thay đổi khi bạn đồng ý.
• Nói ra tiêu chí ưu tiên của bạn và cho vào bộ nhớ, thay vì mong nó tự hiểu.
• Đổi trạng thái Jira thì mở Jira thật kiểm. Chưa kiểm là chưa xong.

Bài tiếp theo

Bài 14. Không gian: ghi chú và cơ sở dữ liệu dùng chung