Bài 11. Biểu đồ, sơ đồ và báo cáo có số

Một bảng số dài 40 dòng thì không ai đọc. Cùng dữ liệu đó vẽ thành một biểu đồ thì giám đốc hiểu
trong 5 giây. Bài này dạy bạn lấy được cả hai thứ: hình để hiểu và số để tin.

Tình huống

Chị Trang phải trình bày tình hình chi phí 6 tháng cho ban giám đốc. Chị có một tệp Excel 300 dòng.

Cách cũ: chị ngồi 2 tiếng trong Excel, dựng 4 biểu đồ, copy sang PowerPoint, sửa màu, sửa nhãn, rồi
viết phần nhận xét.

Cách mới: chị đưa tệp cho agent, nói rõ cần trả lời 4 câu hỏi gì, và nhận về các biểu đồ kèm phần
nhận xét có số. Chị dành 2 tiếng đó để chuẩn bị trả lời chất vấn, việc mà chỉ chị làm được.

Mục tiêu bài học

• Chọn đúng loại hình cho đúng câu hỏi
• Yêu cầu được sơ đồ quy trình, sơ đồ luồng, tiến độ, và các loại biểu đồ số
• Chuẩn bị dữ liệu đúng cách để agent phân tích được
• Kiểm số trên biểu đồ có khớp nguồn
• Viết được phần nhận xét có giá trị, không phải mô tả lại biểu đồ

Phần 1. Hai loại hình khác nhau hoàn toàn

Đừng nhầm hai loại này, vì cách yêu cầu khác nhau.

Loại 1: sơ đồ (vẽ từ mô tả). Không cần dữ liệu. Bạn tả bằng lời, agent vẽ.
Ví dụ: quy trình duyệt chi, sơ đồ tổ chức, các bước xử lý đơn hàng, tiến độ dự án.

Loại 2: biểu đồ số (vẽ từ dữ liệu). Cần dữ liệu thật. Agent đọc dữ liệu, tính, rồi vẽ.
Ví dụ: chi phí theo tháng, doanh thu theo phân khúc, số lượng đơn theo khu vực.

Phần 2. Sơ đồ: chọn đúng loại

Agent vẽ được nhiều loại sơ đồ. Bạn không cần biết tên kỹ thuật, chỉ cần tả đúng loại quan hệ.

Trong chat, sơ đồ hiện ra dạng hình xem được ngay. Có các nút "Phóng to sơ đồ", "Phóng to",
"Thu nhỏ", "Đặt lại" để xem sơ đồ lớn cho rõ.

Ví dụ yêu cầu tốt cho một sơ đồ quy trình

Vẽ sơ đồ quy trình duyệt chi của công ty tôi:
- Nhân viên lập đề nghị chi
- Trưởng bộ phận xem: nếu dưới 5 triệu thì duyệt luôn, nếu từ 5 triệu trở lên thì chuyển kế toán trưởng
- Kế toán trưởng xem: nếu dưới 50 triệu thì duyệt, nếu từ 50 triệu thì chuyển giám đốc
- Giám đốc duyệt hoặc từ chối
- Duyệt rồi thì kế toán chi tiền và lưu hồ sơ
- Từ chối ở bất kỳ bước nào thì trả lại nhân viên kèm lý do

Nhãn trong sơ đồ viết ngắn, mỗi nhãn dưới 6 từ. Tiếng Việt đủ dấu.

Sau khi có sơ đồ, sửa từng chỗ:

Đúng rồi. Sửa hai chỗ: mốc 5 triệu đổi thành 10 triệu, và thêm một bước sau khi giám đốc duyệt là
"Thư ký vào sổ theo dõi". Giữ nguyên mọi thứ khác.

Lưu ý về dấu tiếng Việt trong sơ đồ

Nhãn trong sơ đồ nên ngắn. Nếu bạn thấy sơ đồ không hiện ra được, hoặc nhãn bị lỗi, thử:

Sơ đồ không hiện được. Vẽ lại với nhãn ngắn hơn, mỗi nhãn dưới 5 từ, và đặt mỗi nhãn trong dấu
ngoặc kép. Giữ đầy đủ dấu tiếng Việt.

Nếu vẫn lỗi, cách chắc chắn nhất: nhờ nó xuất sơ đồ thành ảnh hoặc đưa vào slide.

Phần 3. Biểu đồ số: chuẩn bị dữ liệu

Đây là chỗ quyết định thành công. Agent phân tích tốt khi dữ liệu sạch và một nguồn.

Ba việc bạn phải làm trước khi đưa dữ liệu

1. Một nguồn duy nhất. Đừng đưa 5 tệp và nhờ nó tự ghép. Nếu số liệu nằm ở nhiều nơi, hãy nhờ nó
gộp trước thành một bảng, bạn kiểm bảng đó, rồi mới phân tích.

2. Có tiêu đề cột rõ ràng. Thang, Hang muc, So tien tốt hơn Cột 1, Cột 2. Có dấu tiếng
Việt trong tiêu đề cột cũng được, miễn là rõ.

3. Bỏ các dòng rác. Dòng tổng cộng nằm giữa bảng, dòng trống, ô gộp nhiều dòng, chú thích nằm
lẫn trong dữ liệu: tất cả đều gây sai. Nếu bảng Excel của bạn có nhiều thứ đó, cách nhanh nhất là
xuất phần dữ liệu thuần ra một tệp CSV.

Câu yêu cầu mẫu cho phân tích số liệu

Đính kèm: chi-phi-6-thang.xlsx

Phân tích tệp này và trả lời 4 câu hỏi, mỗi câu một biểu đồ:
1. Chi phí tổng theo từng tháng, có tăng hay giảm?
2. Ba hạng mục chi lớn nhất, chiếm bao nhiêu phần trăm tổng?
3. Hạng mục nào tăng nhanh nhất so với tháng đầu?
4. Tháng nào bất thường so với các tháng còn lại?

Với mỗi biểu đồ: kèm bảng số liệu đã dùng để vẽ, để tôi đối chiếu.
Sau đó viết phần nhận xét: mỗi câu hỏi 2 tới 3 câu, có số cụ thể, và nói rõ điều gì cần làm.
Nhãn trên biểu đồ bằng tiếng Việt đủ dấu.

Ba điểm quan trọng trong yêu cầu trên:

• Nêu câu hỏi, không nêu loại biểu đồ. Bạn nói "có tăng hay giảm", nó tự chọn biểu đồ đường. Bạn
  nói "chiếm bao nhiêu phần trăm", nó chọn hình tròn. Cách này cho kết quả tốt hơn là bạn tự chọn.
• "Kèm bảng số liệu đã dùng để vẽ". Đây là câu cứu bạn. Không có bảng đó, bạn không kiểm được
  biểu đồ có đúng không.
• "Nói rõ điều gì cần làm". Nếu không yêu cầu, phần nhận xét sẽ chỉ mô tả lại biểu đồ, vô giá trị.

Với việc phân tích, agent thường giao cho một trợ lý phân tích số liệu chuyên trách. Bạn sẽ thấy
nó tạo ra một báo cáo kèm các ảnh biểu đồ. Đó là hành vi bình thường.

Phần 4. Kiểm số trên biểu đồ

Biểu đồ sai nguy hiểm hơn số sai, vì nó trông rất thuyết phục. Quy trình kiểm 3 phút:

1. Kiểm tổng. Lấy một biểu đồ có tổng (ví dụ hình tròn chi phí). Cộng các phần lại. Có khớp tổng
   trong tệp gốc không?
2. Kiểm hai điểm cực. Giá trị lớn nhất và nhỏ nhất trên biểu đồ, tra lại trong tệp gốc.
3. Kiểm trục. Trục dọc có bắt đầu từ 0 không? Nếu không, mức chênh lệch trông to hơn thực tế.
   Nếu bạn không muốn vậy: "vẽ lại với trục dọc bắt đầu từ 0".
4. Kiểm đơn vị. Triệu hay tỷ, đồng hay nghìn đồng. Đây là chỗ sai thường xuyên với số liệu Việt Nam.

Nếu bạn thấy lệch, nói cụ thể:

Biểu đồ 2 sai: tổng các phần là 4,1 tỷ nhưng tổng trong tệp gốc là 4,38 tỷ. Kiểm lại xem bạn đã bỏ
sót hạng mục nào, và cho tôi xem bảng số liệu bạn đã dùng.

Phần 5. Phần nhận xét: chỗ tạo giá trị thật

Đây là chỗ phân biệt một báo cáo tốt và một báo cáo đầy hình.

Câu yêu cầu để nhận được loại thứ hai:

Phần nhận xét cho mỗi biểu đồ phải có: con số cụ thể, so sánh với một mốc (kỳ trước hoặc trung
bình), một giả thuyết về nguyên nhân, và một việc cần làm. Nếu bạn không biết nguyên nhân thì ghi
rõ "cần kiểm tra thêm", đừng suy đoán như thể đã biết.

Câu cuối rất quan trọng: nó cho phép agent nói "tôi không biết", và đó là điều bạn muốn.

Làm trên Redstone Agent

Thực hành 1: sơ đồ quy trình phòng bạn (15 phút).

Tả bằng lời một quy trình thật của bộ phận bạn, có ít nhất 2 nhánh điều kiện. Yêu cầu vẽ sơ đồ.
Sau đó sửa 2 lần bằng các câu "sửa đúng chỗ này, giữ nguyên mọi thứ khác".

Cuối cùng:

Đưa sơ đồ này vào một tệp Word kèm phần mô tả từng bước bằng chữ, để tôi dùng làm tài liệu hướng dẫn
cho người mới.

Thực hành 2: phân tích số liệu thật (20 phút).

Dùng một tệp số liệu thật của bạn, và 4 câu hỏi bạn thật sự muốn biết. Dùng câu yêu cầu mẫu ở
Phần 3.

Rồi làm đủ 4 bước kiểm ở Phần 4. Ghi lại: có lệch chỗ nào không?

Thực hành 3: bắt nó nói "không biết" (5 phút).

Trong tệp này, có yếu tố nào cho biết nguyên nhân của mức tăng ở <tháng nào> không? Nếu dữ liệu
không cho biết nguyên nhân, hãy nói thẳng là không đủ dữ liệu để kết luận, và liệt kê những dữ liệu
nào tôi cần bổ sung.

Câu trả lời tốt là câu nói thẳng "dữ liệu này không cho biết nguyên nhân". Nếu nó vẫn đưa ra nguyên
nhân đầy tự tin, đó là suy đoán, và bạn biết mình phải cẩn thận với báo cáo này.

Thực hành 4: ghép thành bộ slide (10 phút).

Ghép các biểu đồ và phần nhận xét thành bộ slide 6 trang cho cuộc họp ban giám đốc. Mỗi slide: một
biểu đồ và tối đa 3 dòng nhận xét. Slide cuối là 3 đề xuất kèm người phụ trách và mốc thời gian.
Tiếng Việt đủ dấu.

Làm trên ChatGPT

ChatGPT phân tích tệp và vẽ biểu đồ rất tốt (công cụ phân tích dữ liệu). Ba lưu ý:

1. Nhãn tiếng Việt trên biểu đồ hay bị mất dấu vì phông chữ mặc định của môi trường vẽ. Cách xử
   lý: yêu cầu "dùng phông chữ hỗ trợ tiếng Việt cho nhãn biểu đồ", và nếu vẫn lỗi thì yêu cầu
   "để nhãn bằng tiếng Anh, phần nhận xét bằng tiếng Việt".
2. Sơ đồ quy trình thì ChatGPT viết ra mã sơ đồ được, nhưng thường không hiện thành hình ngay
   trong chat. Bạn phải dán mã đó vào một công cụ khác để xem. Redstone hiện trực tiếp, đây là điểm
   tiện hơn rõ rệt.
3. Đừng tải tệp số liệu nội bộ lên. Xem bài 18. Với dữ liệu thật của công ty, làm trên Redstone.

Thử: lấy một bộ dữ liệu công khai (ví dụ số liệu thống kê bạn tải từ trang chính thức), phân tích
trên cả hai bên, so chất lượng biểu đồ và phần nhận xét.

Bài tập

Thời gian: 50 phút.

1. Làm cả 4 thực hành với dữ liệu thật của bạn.

2. Nộp bảng kiểm số:

   Hạng mục kiểm	Kết quả
   Tổng các phần khớp tổng tệp gốc
   Giá trị lớn nhất khớp tệp gốc
   Giá trị nhỏ nhất khớp tệp gốc
   Trục dọc bắt đầu từ 0
   Đơn vị ghi rõ và đúng
   Nhãn tiếng Việt đủ dấu

3. Với phần nhận xét, chấm mỗi mục theo 4 tiêu chí: có số, có so sánh mốc, có giả thuyết nguyên
   nhân, có việc cần làm. Mục nào thiếu thì yêu cầu bổ sung.

4. Đưa các câu yêu cầu tốt nhất của bài này (câu yêu cầu phân tích 4 câu hỏi, câu yêu cầu nhận xét)
   vào một kỹ năng tên "Báo cáo số liệu có biểu đồ".

Tiêu chí đạt:

• Ít nhất một sơ đồ quy trình đúng thực tế phòng bạn, đã sửa 2 lượt.
• Bốn biểu đồ có bảng số liệu kèm theo, và bạn đã kiểm khớp ít nhất 3 con số.
• Phần nhận xét có đủ 4 tiêu chí cho mỗi biểu đồ.
• Một lần agent nói thẳng "dữ liệu không đủ để kết luận".

Lỗi thường gặp

Tự kiểm tra

1. Sơ đồ và biểu đồ số khác nhau ở chỗ nào về mặt bạn phải chuẩn bị gì?
2. Bạn nên nói "vẽ hình tròn" hay nên nói "cho tôi biết tỷ trọng"? Vì sao?
3. Câu nào bạn phải luôn thêm để kiểm được biểu đồ?
4. Bốn bước kiểm một biểu đồ số?
5. Bốn tiêu chí của một phần nhận xét có giá trị?
6. Ba việc bạn phải làm với tệp Excel trước khi đưa cho agent phân tích?

Mang về

• Nêu câu hỏi cần trả lời, đừng nêu loại biểu đồ. Agent chọn hình tốt hơn bạn.
• Luôn yêu cầu bảng số liệu kèm theo biểu đồ. Không có nó thì bạn không kiểm được gì.
• Biểu đồ sai thuyết phục hơn số sai. Kiểm tổng, hai điểm cực, trục, và đơn vị.
• Cho agent đường nói "không đủ dữ liệu". Một báo cáo dám nói không biết đáng tin hơn nhiều.

Bài tiếp theo

Bài 12. Email và tin nhắn: Gmail, Mattermost, Slack, Zalo