Bài 15. Lịch tác vụ: việc tự chạy mỗi ngày, mỗi tuần

Tới đây bạn đã giao được việc. Bài này để bạn không phải giao nữa: việc tự chạy đúng giờ, kết quả
tự tới, bạn không cần nhớ tới nó.

Và một cảnh báo ngay từ đầu: đây là bài mà bạn bắt buộc phải kiểm chứng bằng một lần chạy thật.
Một tác vụ định kỳ tưởng như đã đặt xong nhưng thực ra không chạy là chuyện xảy ra thường xuyên, và
bạn chỉ phát hiện sau vài tuần không nhận được gì.

Tình huống

Anh Dũng mỗi sáng thứ Hai mất 40 phút: tổng hợp tin ngành, xem việc quá hạn của nhóm, và soạn tin
nhắn cập nhật gửi vào kênh của phòng.

Việc này lặp lại y hệt nhau mỗi tuần, rõ ràng, rủi ro thấp. Theo bảng chấm điểm ở bài 01, nó được
9 trên 9. Đây chính là loại việc để tự động hoá.

Sau bài này: 7:30 sáng thứ Hai, bản tổng hợp đã nằm trong tin nhắn riêng của anh. Anh đọc 5 phút, sửa
vài chỗ, rồi gửi cho phòng.

Mục tiêu bài học

• Tạo được tác vụ định kỳ bằng cách nói trong trò chuyện
• Quản lý được ở khu vực Lịch tác vụ: sửa, tạm dừng, chạy thử, xoá
• Kiểm chứng tác vụ có thật sự chạy, đây là phần quan trọng nhất
• Chọn đúng nơi nhận kết quả và đúng danh nghĩa gửi
• Biết việc nào nên tự động hoá, việc nào không

Phần 1. Tạo bằng cách nói

Bạn không tạo tác vụ định kỳ bằng cách bấm nút. Bạn nói trong cuộc trò chuyện, và agent tạo nó.

Một yêu cầu tốt cần đủ bốn thứ:

Ví dụ đầy đủ:

Mỗi thứ Hai lúc 7:30 giờ Việt Nam, hãy làm việc này:
1. Tra 3 tin đáng chú ý nhất trong tuần về ngành <ngành của bạn>, mỗi tin một câu kèm nguồn
2. Xem bảng nhiệm vụ của tôi, liệt kê việc quá hạn và việc có hạn trong tuần này
3. Xem email và tin nhắn cuối tuần, nêu những gì cần tôi xử lý

Gộp thành một bản dưới 300 từ, gửi tin nhắn riêng cho tôi trên Mattermost.
Đặt tên tác vụ này là "Tổng hợp sáng thứ Hai".

Vài lưu ý về cách diễn đạt:

• Nói rõ múi giờ hoặc chắc chắn múi giờ trong Cài đặt của bạn đã đúng.
• Nói rõ nơi gửi. Nếu bạn chỉ nói "gửi cho tôi" thì nó suy ra là tin nhắn riêng cho bạn, nhưng
  nói rõ vẫn tốt hơn.
• Đặt tên tác vụ để sau này bạn tìm được nó trong danh sách.

Về danh nghĩa gửi, ứng dụng ghi rõ trong phần hướng dẫn: mặc định bot gửi với danh nghĩa của bot;
thêm "thay tôi" hoặc "nhân danh tôi" để gửi từ tài khoản của bạn.

Quy tắc an toàn (nhắc lại bài 12): tác vụ định kỳ gửi ra ngoài dưới tên bạn là mức rủi ro cao
nhất. Với bản tin gửi cho chính bạn thì thoải mái. Với tin nhắn gửi cho cả phòng hay cho khách, hãy
để nó gửi cho bạn trước, bạn đọc rồi tự chuyển đi, ít nhất trong vài tuần đầu.

Phần 2. Quản lý ở khu vực Lịch tác vụ

Mở "Ứng dụng & công cụ" → Lịch tác vụ. Trang này ghi rõ mục đích: quản lý các tác vụ định kỳ bạn
đã thiết lập trong trò chuyện.

Mỗi tác vụ có trạng thái: Đang chạy, Tạm dừng, hoặc Một lần.

Bấm vào một tác vụ, bạn thấy ba mục:

Và các thông tin: Chạy gần nhất, Đã tạo, Cập nhật.

Các nút:

Trong hộp "Sửa lịch" bạn đổi được: Tên tác vụ, Redstone cần làm gì?, Kiểu lặp
(Định kỳ hoặc Một lần), Các ngày, Giờ (thêm được nhiều giờ trong ngày), Múi giờ, và công
tắc Đang chạy.

Phần 3. Kiểm chứng: phần quan trọng nhất của bài

Đọc kỹ mục này. Nó là lý do bài 15 tồn tại.

Một tác vụ định kỳ có thể được tạo thành công trong danh sách mà vẫn không bao giờ chạy. Nguyên
nhân nằm ở phần hạ tầng phía sau (hệ thống hẹn giờ, kết nối tới kênh gửi), và nó không báo lỗi cho
bạn. Triệu chứng duy nhất: ô "Chạy gần nhất" mãi mãi là dấu gạch, và bạn không nhận được gì.

Quy trình kiểm chứng, làm ngay sau khi tạo:

Bước 1. Bấm "Chạy ngay".
Bạn thấy thông báo "Đã bắt đầu chạy". Nếu thấy "Không thể bắt đầu chạy." thì có lỗi ngay ở
bước này, báo quản trị viên.

Bước 2. Đợi một tới hai phút, rồi kiểm nơi nhận.
Mở đúng nơi bạn đã chỉ định: tin nhắn riêng trên Mattermost, kênh, hoặc email. Kết quả có tới không?

Bước 3. Kiểm ô "Chạy gần nhất".
Tải lại trang Lịch tác vụ. Ô này phải có thời điểm vừa rồi. Nếu vẫn là dấu gạch, tác vụ không chạy
thật.

Bước 4. Đợi lần chạy theo lịch đầu tiên và kiểm lại.
"Chạy ngay" và "chạy theo lịch" đi qua hai đường khác nhau. Chạy tay được không có nghĩa là chạy theo
lịch được. Nên hãy ghi vào lịch cá nhân của bạn: đúng thời điểm tác vụ dự kiến chạy lần đầu, mở ra
kiểm.

Bước 5. Nếu không chạy, báo quản trị viên với đủ ba thông tin:

• Tên tác vụ và lịch chạy của nó
• Ô "Chạy gần nhất" đang trống hay có thời điểm
• Bấm "Chạy ngay" có ra kết quả hay không

Ba thông tin đó cho người quản trị biết ngay hỏng ở đâu. Không có chúng, họ phải đi dò từ đầu.

Quy tắc chung của cả khoá học, và nó gắt nhất ở bài này: chưa nhận được kết quả thật thì tác vụ
chưa xong.

Phần 4. Việc nào nên tự động hoá

Dùng lại bảng chấm điểm ở bài 01, và thêm hai điều kiện riêng cho tự động hoá:

Điều kiện A. Việc phải chạy được mà không cần bạn quyết gì giữa đường. Nếu việc đó cần bạn chọn
một trong hai hướng, nó không tự động hoá được. Cách xử lý: để tác vụ định kỳ làm phần chuẩn bị, rồi
gửi cho bạn quyết.

Điều kiện B. Kết quả phải kiểm được nhanh. Nếu bạn phải mất 20 phút để biết bản tự động có đúng
hay không, bạn sẽ không kiểm, và sau vài tuần nó chạy sai mà không ai biết.

Danh sách gợi ý theo vai trò:

Việc không nên tự động hoá:

• Gửi thứ gì ra ngoài cho khách hàng, dưới tên bạn, không qua bạn xem.
• Cập nhật hàng loạt vào hệ thống (Jira, bảng dữ liệu) mà không có ai xem lại.
• Việc mà nếu chạy sai thì phải mất nhiều công để sửa.
• Việc chỉ làm một lần. Dùng Kiểu lặp: Một lần cho lời nhắc, đừng đặt định kỳ.

Làm trên Redstone Agent

Thực hành 1: một tác vụ vô hại để học cơ chế (10 phút).

Bắt đầu bằng thứ không thể gây hại:

Đặt cho tôi một tác vụ chạy mỗi ngày lúc <giờ trong 10 phút tới>, nội dung: gửi tin nhắn riêng cho
tôi câu "Đây là tác vụ thử nghiệm, xin bỏ qua" kèm thời điểm hiện tại.
Đặt tên là "Thử nghiệm lịch tác vụ".

Rồi làm đủ 4 bước kiểm chứng ở Phần 3. Bạn cần thấy tận mắt một tin nhắn tự tới, để biết cơ chế này
hoạt động thật trên hệ thống của công ty bạn.

Sau khi kiểm xong, vào Lịch tác vụ và Xóa tác vụ thử này.

Thực hành 2: bản tin đầu ngày thật của bạn (15 phút).

Dùng câu mẫu ở Phần 1, sửa cho đúng việc của bạn. Rồi:

1. Bấm "Chạy ngay".
2. Đọc kết quả. Nó có đủ những gì bạn cần không? Có phần nào vô ích không?
3. Bấm "Sửa" và chỉnh phần "Redstone cần làm gì?" cho gọn lại.
4. Bấm "Chạy ngay" lần nữa để kiểm bản đã sửa.

Vòng lặp "chạy ngay rồi sửa" này là cách đúng để hoàn thiện một tác vụ định kỳ. Đừng đợi một tuần mới
biết nó viết dở.

Thực hành 3: một lời nhắc một lần (5 phút).

Nhắc tôi ngày <ngày cụ thể> lúc 9:00: gửi báo cáo tháng cho chị Hà. Chỉ một lần, không lặp lại.

Vào Lịch tác vụ, kiểm nó có trạng thái Một lần.

Thực hành 4: tạm dừng và tiếp tục (5 phút).

Bấm "Tạm dừng" một tác vụ, kiểm trạng thái đổi thành Tạm dừng. Rồi "Tiếp tục". Đây là thao
tác bạn sẽ dùng mỗi khi đi nghỉ dài.

Thực hành 5: sổ theo dõi tác vụ (5 phút).

Tạo một ghi chú trong Không gian (bài 14) tên "Tác vụ định kỳ của tôi", ghi bảng:

Cột cuối là cột quan trọng: mỗi tháng bạn mở sổ này, kiểm lại các tác vụ vẫn còn chạy. Một tác vụ
chết âm thầm là chuyện có thật.

Làm trên ChatGPT

ChatGPT có tính năng Tasks (ở một số gói trả phí): đặt được lời nhắc và việc chạy định kỳ, kết quả
tới dưới dạng thông báo hoặc email.

Giới hạn quan trọng:

Nên trên ChatGPT, tác vụ định kỳ hữu ích cho những việc không cần dữ liệu nội bộ: theo dõi tin
tức một chủ đề, nhắc bạn một việc lặp lại, tổng hợp thông tin công khai.

Thử: đặt một task trên ChatGPT tổng hợp tin tuần về ngành của bạn, và so với phần tin ngành trong bản
tin Redstone của bạn.

Bài tập

Thời gian: 45 phút.

1. Làm cả 5 thực hành.

2. Nộp bảng kiểm chứng cho tác vụ thật của bạn:

   Bước kiểm	Kết quả
   Bấm "Chạy ngay" có báo "Đã bắt đầu chạy"
   Kết quả có tới đúng nơi tôi chỉ định
   Ô "Chạy gần nhất" đã cập nhật
   Lần chạy theo lịch đầu tiên có tới (ghi rõ ngày giờ bạn kiểm)

3. Sau khi chạy thật một lần, sửa nội dung tác vụ cho gọn hơn, ít nhất một lần chỉnh.

4. Tạo sổ theo dõi tác vụ trong Không gian.

5. Viết ra một việc trong công việc bạn mà bạn không nên tự động hoá, kèm lý do.

Tiêu chí đạt:

• Bạn đã nhận được ít nhất một kết quả tự động tới đúng nơi, không phải chỉ thấy nó trong chat.
• Ô "Chạy gần nhất" có thời điểm thật.
• Bạn có ghi vào lịch cá nhân thời điểm kiểm lần chạy theo lịch đầu tiên.

Lỗi thường gặp

Tự kiểm tra

1. Bạn tạo tác vụ định kỳ bằng cách nào, và quản lý ở đâu?
2. Bốn thứ một yêu cầu tạo tác vụ cần có?
3. Ba dấu hiệu để biết một tác vụ thật sự chạy?
4. Vì sao "Chạy ngay" thành công vẫn chưa đủ để kết luận tác vụ hoạt động?
5. Hai điều kiện riêng để một việc tự động hoá được?
6. Bạn báo quản trị viên những thông tin nào khi tác vụ không chạy?

Mang về

• Nói trong trò chuyện để tạo, vào Lịch tác vụ để quản lý.
• Chưa nhận được kết quả thật thì tác vụ chưa xong. Bấm "Chạy ngay" và kiểm nơi nhận.
• Kiểm cả lần chạy theo lịch đầu tiên, vì nó đi đường khác với chạy tay.
• Dùng vòng lặp "Chạy ngay rồi Sửa" để hoàn thiện nội dung, đừng đợi một tuần.
• Việc gửi ra ngoài thì cho tới tay bạn trước, ít nhất vài tuần đầu.
• Giữ một sổ theo dõi tác vụ, và mỗi tháng kiểm lại. Tác vụ chết âm thầm là chuyện thật.

Bài tiếp theo

Bài 16. Việc lớn nhiều bước, nhiều trợ lý