Bài 14. Không gian: ghi chú và cơ sở dữ liệu dùng chung

Đây là khu vực bị bỏ sót nhiều nhất trong ứng dụng, và cũng là khu vực thay thế được nhiều thứ nhất:
những tệp Excel theo dõi rời rạc, những ghi chú trong Zalo tự gửi cho mình, những sổ tay giấy.

Điểm khác biệt so với mọi công cụ ghi chú bạn từng dùng: agent cũng viết vào đây. Bạn và nó cùng
sửa một không gian.

Tình huống

Chị Nga theo dõi 30 khách hàng bằng một tệp Excel. Mỗi lần nói chuyện với khách, chị mở tệp, tìm dòng,
gõ ghi chú. Cuối tháng chị lọc tay để biết ai cần liên hệ lại.

Vấn đề: tệp đó nằm trên máy chị, đồng nghiệp không xem được, và agent không biết gì về nó nên mỗi lần
chị hỏi "khách nào lâu rồi chưa liên hệ", chị phải tự mở tệp ra xem.

Sau bài này: cùng dữ liệu đó nằm trong một cơ sở dữ liệu ở Không gian. Chị hỏi bằng lời, agent trả
lời được, agent cập nhật được sau mỗi cuộc gọi, và đồng nghiệp xem được theo quyền chị đặt.

Mục tiêu bài học

• Tạo được sổ ghi chú và cơ sở dữ liệu
• Chọn đúng kiểu cột, kể cả cột Quan hệ và Công thức
• Nhờ agent ghi vào và cập nhật Không gian
• Dùng Dự án, Thực thể và Sơ đồ để gom việc rời rạc
• Bình luận vào một đoạn ghi chú để nhờ agent sửa
• Chia sẻ đúng phạm vi

Phần 1. Không gian gồm những gì

Mở "Ứng dụng & công cụ" → Không gian.

Phân biệt với hai khu vực dễ nhầm:

Phần 2. Sổ ghi chú

Bấm "Ghi chú mới". Vài thứ cần biết:

Dòng nhắc trong ứng dụng nói rõ: "Gõ / để thêm khối · @ hoặc /link để liên kết trang".

Mục "Tài nguyên liên kết" đáng chú ý: bạn gắn được một kênh Mattermost, một issue, một đường dẫn
vào trang ghi chú. Nếu bạn đã kết nối nền tảng đó, bạn tìm kiếm ngay trong ô tìm; chưa kết nối thì
bấm "Nhập thủ công" để tự điền.

Bình luận vào một đoạn: nhờ agent sửa đúng chỗ

Đây là tính năng hay và ít người biết. Trong một trang ghi chú:

1. Bôi đen một đoạn văn.
2. Bấm "Bình luận đoạn đã chọn".
3. Hộp "Hỏi Redstone về đoạn này" mở ra, với ô "Cần thay đổi gì ở đây?".
4. Gõ yêu cầu, bấm "Gửi cho Redstone".

Agent sửa đúng đoạn đó, không viết lại cả trang. Khi agent cập nhật, bạn thấy dòng
"Redstone vừa cập nhật ghi chú này".

Đây là cách làm việc rất tự nhiên: bạn đọc, thấy chỗ nào cần sửa, bôi đen và nói.

Phần 3. Cơ sở dữ liệu

Bấm "Cơ sở dữ liệu mới", rồi "Thêm cột". Các kiểu cột:

Cột "Lựa chọn": dùng nhiều hơn Văn bản

Người mới hay dùng Văn bản cho mọi thứ. Sai. Với những cột chỉ có vài giá trị (trạng thái, mức độ,
phân loại), dùng Lựa chọn. Lý do: lọc được, đếm được, và không bị lệch do gõ khác nhau
("đã chốt" và "Đã chốt" và "chốt rồi" thành ba giá trị khác nhau).

Cột "Công thức"

Tham chiếu cột bằng dấu ngoặc nhọn và tên cột. Ứng dụng ghi rõ cách viết:
tham chiếu cột bằng {Tên}, ví dụ {Giá} * {SL}, hoặc {SL} * lookup({Nhà cung cấp}, "Đơn giá").

Ví dụ thực tế:

Cột "Quan hệ": chỗ mạnh hơn Excel

Đây là điểm Excel không làm tốt. Bạn nối một hàng ở bảng này tới một hoặc nhiều hàng ở bảng khác.

Ví dụ cấu trúc cho công việc bán hàng:

Bảng "Khách hàng"      Tên, Ngành, Người phụ trách, Trạng thái, Ngày liên hệ gần nhất
Bảng "Hợp đồng"        Số hợp đồng, Khách hàng (Quan hệ → Khách hàng), Giá trị, Ngày ký, Hạn thanh toán
Bảng "Việc cần làm"    Nội dung, Khách hàng (Quan hệ → Khách hàng), Hạn, Xong (Ô chọn)

Sau đó bạn hỏi được những câu mà Excel rời không trả lời nổi:

Trong bảng Khách hàng, khách nào chưa liên hệ hơn 45 ngày mà đang có hợp đồng còn hiệu lực?
Liệt kê kèm giá trị hợp đồng, xếp theo giá trị giảm dần.

Khi cần nối một hàng, bấm "Liên kết bản ghi", tìm trong ô "Tìm bản ghi…", hoặc bấm
"Bản ghi mới" để tạo luôn. Bấm "Mở trong bảng" để xem hàng đó ở bảng gốc.

Phần 4. Để agent làm việc trong Không gian

Đây là điểm khác biệt cốt lõi. Vài câu mẫu:

Tạo bảng:

Tạo cho tôi một cơ sở dữ liệu tên "Theo dõi khách hàng" với các cột: Tên khách (văn bản),
Ngành (lựa chọn: sản xuất, thương mại, dịch vụ), Người phụ trách (văn bản),
Trạng thái (lựa chọn: mới, đang theo, đã chốt, đã mất), Ngày liên hệ gần nhất (ngày),
Giá trị dự kiến (số), Ghi chú (văn bản).

Đổ dữ liệu vào:

Đây là danh sách 20 khách hàng của tôi trong tệp đính kèm. Đưa hết vào bảng "Theo dõi khách hàng",
mỗi khách một hàng. Chỗ nào tệp không có thông tin thì để trống, đừng bịa.

Cập nhật sau một cuộc gọi:

Tôi vừa gọi cho Minh Long. Họ nói sẽ quyết trong tháng này, và cần thêm bản so sánh với đối thủ.
Cập nhật hàng Minh Long trong bảng theo dõi: ngày liên hệ hôm nay, trạng thái đang theo, thêm ghi chú.
Và thêm vào bảng nhiệm vụ của tôi một việc: làm bản so sánh cho Minh Long, hạn thứ Sáu.

Một câu, hai hệ thống được cập nhật. Đây là chỗ Không gian và bảng nhiệm vụ (bài 13) nối vào nhau.

Ghi biên bản trực tiếp vào ghi chú:

Từ bản ghi cuộc họp trong tệp đính kèm, tạo một trang ghi chú tên "Họp dự án ABC ngày 07/08" trong
dự án ABC, gồm: người dự, các quyết định đã chốt, các việc cần làm kèm người phụ trách và hạn.
Rồi đưa các việc cần làm của tôi vào bảng nhiệm vụ.

Khi agent nhắc tới một ghi chú hay bảng, nó thường kèm liên kết bấm được để bạn mở đúng trang đó
từ chat. Hãy bấm vào và kiểm nội dung nó vừa ghi.

Về công tắc "Tự động ghi chú" (Cài đặt → Tài khoản, đã gặp ở bài 08): bật thì agent chủ động ghi
và cập nhật ghi chú mà không hỏi; tắt thì nó luôn hỏi trước. Với Không gian dùng chung cho cả nhóm,
nên tắt cho tới khi bạn tin cách nó ghi.

Phần 5. Dự án, Thực thể và Sơ đồ

Dự án gom ghi chú và bảng theo một việc lớn. Mỗi dự án có Mô tả, Từ khoá, và liên kết tới
Người & tổ chức liên quan.

Thực thể là người hoặc tổ chức: có mô tả, từ khoá, liên hệ, và nối tới các dự án liên quan. Dùng
để không phải giải thích lại "Minh Long là ai" mỗi lần.

Sơ đồ (mục "Sơ đồ") cho bạn xem toàn bộ Không gian dưới dạng đồ thị: ghi chú, bảng, dự án,
tổ chức, người, và các liên kết giữa chúng. Ghi chú chưa thuộc dự án nào hiện trong nhóm
"Chưa thuộc dự án", và đó chính là danh sách việc dọn dẹp của bạn. Có nút "Căn giữa" để đưa
sơ đồ về giữa khi bạn kéo đi xa.

Cách dùng Sơ đồ thực tế: mỗi tháng mở một lần, tìm các ghi chú lẻ chưa gắn dự án, gắn chúng vào đúng
chỗ. Mất 5 phút và giữ cho Không gian không thành bãi rác.

Phần 6. Chia sẻ

Bấm "Chia sẻ" trên một trang hoặc bảng. Ứng dụng ghi rõ: chỉ những người và nhóm trong tổ chức
của bạn. Không có liên kết công khai như bảng Sản phẩm ở bài 10, và đó là điều tốt cho dữ liệu nội bộ.

Bạn tìm theo người, nhóm, hoặc vai trò (Thành viên, Cấp cao, Quản lý, Điều hành), và chọn
mức "Có thể xem" hoặc "Có thể sửa".

Những trang được người khác chia sẻ cho bạn nằm ở mục "Được chia sẻ với tôi", và nếu bạn chỉ có
quyền xem thì có nhãn "Chỉ xem".

Nguyên tắc như các bài trước: mặc định "Có thể xem". Quyền sửa chỉ cho người cùng chịu trách
nhiệm về nội dung đó.

Làm trên Redstone Agent

Thực hành 1: chuyển một tệp Excel theo dõi vào Không gian (20 phút).

Chọn một tệp Excel bạn đang dùng để theo dõi việc gì đó.

1. Nhờ agent tạo bảng với đúng các cột, và chú ý chọn kiểu cột đúng: cột trạng thái phải là
   Lựa chọn, cột ngày phải là Ngày, cột tiền phải là Số.
2. Đính tệp Excel và nhờ đổ dữ liệu vào.
3. Mở bảng, kiểm 3 hàng bất kỳ so với tệp gốc.
4. Thêm một cột Công thức tính một thứ có ích, ví dụ {Số lượng} * {Đơn giá}.
5. Hỏi một câu mà tệp Excel rời khó trả lời:

Trong bảng <tên bảng>, những hàng nào <điều kiện của bạn>? Xếp theo <cột> giảm dần.

Thực hành 2: ghi chú có cấu trúc (10 phút).

Tạo một trang ghi chú tên "<tên việc của bạn>" với các trang con: Mục tiêu, Người liên quan,
Quyết định đã chốt, Việc đang chờ, Ghi chú cuộc họp.
Trong trang "Người liên quan", tạo bảng 3 cột: Tên, Vai trò, Việc họ phụ trách.

Sau đó vào trang đó, bôi đen một đoạn, bấm "Bình luận đoạn đã chọn", và nhờ agent sửa đoạn đó.

Thực hành 3: nối hai bảng (15 phút).

Tạo bảng thứ hai và nối bằng cột Quan hệ:

Tạo bảng "Việc theo khách" với các cột: Nội dung (văn bản), Khách hàng (quan hệ tới bảng
"Theo dõi khách hàng"), Hạn (ngày), Xong (ô chọn).

Rồi thêm vài hàng và nối chúng tới các khách trong bảng đầu. Cuối cùng hỏi một câu bắc qua hai bảng.

Thực hành 4: sơ đồ và dọn dẹp (5 phút).

Mở mục "Sơ đồ". Tìm nhóm "Chưa thuộc dự án". Tạo một Dự án và gắn các ghi chú lẻ vào.

Thực hành 5: chia sẻ (5 phút).

Chia sẻ một bảng cho một đồng nghiệp ở mức "Có thể xem". Nhờ họ mở và xác nhận thấy được, và
xác nhận họ không sửa được.

Làm trên ChatGPT

ChatGPT không có khu vực tương ứng. Nó không có bảng dữ liệu bền vững mà bạn và nó cùng cập nhật.

Cách gần nhất: giữ dữ liệu trong một tệp (Excel hoặc Google Sheets) và mỗi lần cần thì tải lên hoặc
dán vào. Nhược điểm rõ: bạn làm phần vận chuyển, và không có ai ngoài bạn thấy dữ liệu.

Chỗ ChatGPT hữu ích thật cho bài này: thiết kế cấu trúc bảng trước khi bạn dựng.

Tôi cần theo dõi <việc của bạn>. Thiết kế cho tôi cấu trúc bảng: nên có mấy bảng, mỗi bảng những cột
nào, kiểu dữ liệu gì, và các bảng nối với nhau thế nào. Giải thích vì sao chia như vậy, và chỉ ra
những cột mà người ta hay quên nhưng sau này sẽ cần.

Câu cuối rất giá trị. Thiết kế bảng xong rồi mới dựng trong Không gian thì đỡ phải làm lại.

Bài tập

Thời gian: 45 phút.

1. Làm cả 5 thực hành với dữ liệu thật.

2. Bảng đối chiếu chất lượng chuyển dữ liệu:

   Hạng mục	Kết quả
   Số hàng trong tệp gốc
   Số hàng trong bảng mới
   3 hàng kiểm thủ công có khớp
   Cột trạng thái là kiểu Lựa chọn
   Cột ngày là kiểu Ngày
   Cột công thức tính đúng

3. Viết ra một câu hỏi mà bảng mới trả lời được nhưng tệp Excel cũ của bạn thì không.

4. Nhờ agent cập nhật một hàng sau một sự kiện thật trong ngày, và kiểm nó ghi đúng.

5. Mở Sơ đồ, gắn hết ghi chú lẻ vào dự án.

Tiêu chí đạt:

• Một bảng thật chứa dữ liệu thật, kiểu cột đúng, và agent trả lời được câu hỏi lọc trên bảng đó.
• Hai bảng nối được với nhau bằng cột Quan hệ.
• Một đồng nghiệp xem được bảng và không sửa được.
• Sơ đồ không còn ghi chú lẻ.

Lỗi thường gặp

Tự kiểm tra

1. Không gian khác Kho tri thức ở đâu? Khác thư mục Tệp ở đâu?
2. Khi nào dùng cột Lựa chọn thay vì Văn bản?
3. Cột Quan hệ cho bạn làm được điều gì mà Excel rời khó làm?
4. Cách nhanh nhất để nhờ agent sửa đúng một đoạn trong ghi chú dài?
5. Liên kết chia sẻ trong Không gian có công khai ra ngoài công ty không?
6. Bạn dọn Không gian bằng cách nào, và ở mục nào?

Mang về

• Không gian là chỗ bạn và agent cùng xây và cập nhật. Đó là điểm khác mọi công cụ ghi chú khác.
• Chọn kiểu cột đúng ngay từ đầu. Trạng thái là Lựa chọn, ngày là Ngày, tiền là Số.
• Cột Quan hệ cho bạn trả lời những câu hỏi bắc qua nhiều bảng.
• Bôi đen và bình luận để sửa đúng đoạn, thay vì để nó viết lại cả trang.
• Mỗi tháng mở Sơ đồ, gắn ghi chú lẻ vào dự án. Năm phút cứu cả không gian.

Bài tiếp theo

Bài 15. Lịch tác vụ: việc tự chạy mỗi ngày, mỗi tuần