Bài 20. ChatGPT khi bạn không có Redstone

Bạn sẽ có những lúc không vào được Redstone: đi công tác, làm ở nhà mà chưa nối VPN, dùng điện thoại
của bạn, hoặc đang làm một việc cá nhân không liên quan công ty. Bài này để bạn không bị mắc kẹt.

Bài này không phải để so sánh xem cái nào hơn. Hai công cụ giải hai việc khác nhau, và người dùng
giỏi dùng cả hai đúng chỗ.

Tình huống

Anh Nam đi công tác ba ngày, chỉ có điện thoại và mạng khách sạn. Anh cần: soạn ba email theo sau
khách, chuẩn bị dàn ý cho buổi họp sáng mai, và viết lại một đoạn thuyết minh cho dễ hiểu hơn.

Cả ba việc đó ChatGPT làm được tốt, vì chúng chủ yếu là câu chữ.

Cái anh không làm được trên ChatGPT: kiểm hộp thư công việc, tra chính sách giá của công ty, cập
nhật Jira. Ba việc đó anh để tới khi về.

Người dùng giỏi là người biết ngay việc nào thuộc nhóm nào, không mất thời gian thử.

Mục tiêu bài học

• Nói ngay được việc nào làm trên ChatGPT, việc nào phải chờ Redstone
• Thiết lập tài khoản ChatGPT của bạn cho đúng: hướng dẫn cá nhân, bộ nhớ, project
• Chuyển được một kỹ năng từ Redstone sang ChatGPT
• Biết các tính năng ChatGPT hữu ích cho dân văn phòng
• Áp dụng đúng giới hạn bảo mật của bài 18

Phần 1. Bảng phân việc

Đây là bảng bạn cần nhớ. Câu hỏi để phân loại: việc này có cần dữ liệu của công ty không?

Quy tắc một dòng: cần dữ liệu công ty thì Redstone; chỉ cần câu chữ và suy nghĩ thì ChatGPT cũng
xong.

Phần 2. Thiết lập tài khoản ChatGPT cho đúng

Ba việc, làm một lần, 10 phút.

1. Custom instructions (Settings → Personalization → Custom instructions).

Đây là bản tương ứng của "Tiểu sử" ở bài 08. Có hai ô:

Ô "bạn muốn ChatGPT biết gì về bạn": dán phần vai trò và cách bạn làm việc từ Tiểu sử của bạn,
đã bỏ hết tên khách hàng thật, tên đồng nghiệp, và số liệu nội bộ. Ví dụ:

Tôi là trưởng phòng kinh doanh của một công ty phần mềm bán cho doanh nghiệp sản xuất vừa. Tôi quản
6 nhân viên. Việc lặp lại của tôi: báo cáo bán hàng hằng tuần, soạn báo giá, viết thư theo sau khách
sau demo, chuẩn bị hồ sơ trước buổi gặp khách.

Ô "bạn muốn ChatGPT trả lời thế nào": dán phần sở thích trình bày.

Trả lời ngắn, đi thẳng vào việc, kết thúc bằng một bước tiếp theo cụ thể. Không dùng từ hoa mỹ, không
mở đầu vòng vo. Không dùng dấu gạch ngang dài. Nếu tôi sai thì nói thẳng là tôi sai và chỉ ra vì sao.
Nếu bạn không có dữ liệu cho một phần nào thì ghi rõ "không có dữ liệu", đừng suy đoán. Viết tiếng
Việt đủ dấu.

Để ý: hai câu cuối là hai câu chống sai quan trọng nhất của bài 17. Đưa vào đây thì bạn không phải gõ
lại nữa.

2. Memory (Settings → Personalization → Memory).

Bật hoặc tắt tuỳ bạn. Nếu bật, vào Manage memories định kỳ để xoá những gì sai hoặc không nên có
ở đó (bài 18).

3. Data controls (Settings → Data controls).

Xem tuỳ chọn về việc nội dung của bạn có được dùng để cải thiện mô hình hay không. Với người dùng
công việc, thường nên tắt.

Phần 3. Chuyển một kỹ năng sang ChatGPT

Bạn đã viết một kỹ năng ở bài 09. Có hai cách mang nó sang.

Cách A: Project (có ở bản miễn phí).

1. Tạo project, đặt tên đúng loại việc.
2. Dán nội dung SKILL.md vào phần hướng dẫn của project.
3. Tải các bản mẫu vào project, nếu bản mẫu không chứa dữ liệu nội bộ. Nếu chứa, hãy làm một bản
   mẫu đã xoá hết dữ liệu thật, chỉ giữ cấu trúc.
4. Mỗi lần cần việc đó, mở project và gõ một câu ngắn.

Cách B: Custom GPT (cần gói trả phí).

Tương tự, nhưng chia sẻ được cho người khác bằng liên kết, và nó xuất hiện trong danh sách GPT của bạn.

Khác biệt phải chấp nhận:

Dòng đầu là khác biệt thực tế nhất: trên ChatGPT bạn phải nhớ mở đúng chỗ. Nên đừng tạo 20 project.
Ba tới năm project cho các việc bạn làm nhiều nhất là đủ.

Phần 4. Các tính năng ChatGPT hữu ích cho dân văn phòng

Hai tính năng đáng dùng nhất cho người đi làm, theo kinh nghiệm: Projects (để không phải dán lại
bối cảnh) và Canvas (để sửa văn bản dài mà không mất phần đã hài lòng).

Phần 5. Ba việc ChatGPT làm tốt hơn, thật lòng

Để công bằng, có những chỗ bạn nên chủ động chọn ChatGPT:

1. Người phản biện độc lập. Vì nó không biết gì về công ty bạn, nó không bị ảnh hưởng bởi bộ nhớ
và kỹ năng của bạn. Đây chính là điều bạn cần khi muốn một góc nhìn ngoài:

Đây là lập luận của tôi (đã bỏ hết thông tin nhận dạng). Chỉ ra những chỗ nào không có bằng chứng,
những chỗ nào là suy đoán trình bày như dữ kiện, và ba câu hỏi khó nhất một người phản biện sẽ hỏi.

2. Kiểm chéo một khẳng định. Bài 17 kỹ thuật 5: hỏi cùng một câu ở hai hệ thống khác nhau. Hai bên
cùng đáp án thì đáng tin hơn nhiều.

3. Học một chủ đề mới từ số không. Dạy và giải thích là chỗ nó rất mạnh, và việc này không cần dữ
liệu công ty:

Tôi không có nền tảng về <chủ đề>. Dạy tôi từ số không, theo 5 bước từ dễ tới khó, mỗi bước một ví dụ
thực tế trong công việc <vai trò của bạn>. Cuối mỗi bước, hỏi tôi một câu để kiểm tôi có hiểu không.

Phần 6. Nếu công ty bạn dùng công cụ khác

Nếu bạn có Gemini, Copilot, Claude, hay một công cụ nội bộ khác thay vì ChatGPT: mọi thứ bạn học
trong khoá này vẫn đúng. Những gì mang theo được:

• Công thức 5 thành phần của yêu cầu (bài 03)
• Cách giao việc, định nghĩa hoàn thành, mức tự chủ (bài 04)
• Nguyên tắc về ngữ cảnh, bộ nhớ, tài liệu (bài 05, 07, 08)
• Toàn bộ bài 17 về kiểm chứng
• Toàn bộ bài 18 về phân loại dữ liệu

Những gì đổi theo công cụ: tên nút, và việc nó có nối vào hệ thống công ty bạn hay không. Đó là hai
thứ bạn tra trong tài liệu của công cụ đó, mất vài phút.

Làm trên ChatGPT

Thực hành 1: thiết lập (10 phút).
Làm cả ba việc ở Phần 2. Rồi kiểm bằng một yêu cầu thiếu bối cảnh:

Viết cho tôi một thư theo sau khách hàng sau buổi gặp.

Kết quả phải đã đúng vai trò và giọng của bạn, giống như phép thử ở bài 08.

Thực hành 2: chuyển một kỹ năng (15 phút).
Lấy kỹ năng bạn viết ở bài 09, tạo một Project (hoặc Custom GPT) từ nó. Giao đúng loại việc đó, so kết
quả với bản trên Redstone. Ghi ra ba khác biệt.

Thực hành 3: kiểm chéo (10 phút).
Chọn một khẳng định quan trọng trong một sản phẩm bạn đã làm ở các bài trước, loại không chứa dữ
liệu nội bộ. Hỏi lại trên ChatGPT bằng câu trung tính. So hai đáp án.

Thực hành 4: phản biện (10 phút).
Lấy một lập luận hoặc đề xuất của bạn, xoá hết tên riêng và số liệu nội bộ, rồi nhờ ChatGPT phản
biện theo câu ở Phần 5. Ghi lại: nó chỉ ra được điểm yếu nào mà bạn và Redstone chưa thấy?

Thực hành 5: phân việc trong một tuần (5 phút).
Ghi ra 10 việc bạn làm tuần này, phân mỗi việc vào một trong ba nhóm:

• Chỉ làm được trên Redstone
• Làm được ở cả hai
• Nên làm trên ChatGPT (ví dụ khi cần góc nhìn độc lập)

Bài tập

Thời gian: 45 phút.

1. Làm cả 5 thực hành.

2. Nộp bảng phân việc ở Thực hành 5.

3. Nộp bảng so sánh của Thực hành 2:

   	Trên Redstone	Trên ChatGPT
   Số chữ tôi phải gõ
   Chất lượng kết quả (1 tới 5)
   Việc tôi phải làm thêm bằng tay

4. Ghi lại kết quả kiểm chéo ở Thực hành 3: hai đáp án giống hay khác? Nếu khác, bạn tin cái nào và
   vì sao?

5. Viết ra ba quy tắc riêng của bạn về việc dùng ChatGPT ở công việc, dựa trên bài 18.

Tiêu chí đạt:

• Custom instructions của ChatGPT đã điền và không chứa dữ liệu nội bộ.
• Một project hoặc Custom GPT hoạt động, cho kết quả gần với bản Redstone.
• Bạn phân được 10 việc vào ba nhóm mà không phải suy nghĩ lâu.

Lỗi thường gặp

Tự kiểm tra

1. Câu hỏi một dòng để phân việc giữa hai công cụ là gì?
2. Bản tương ứng của "Tiểu sử" trên ChatGPT nằm ở đâu, và bạn phải bỏ gì ra khỏi nó?
3. Bản tương ứng gần nhất của "kỹ năng" trên ChatGPT là gì, và thiếu điều gì so với Redstone?
4. Ba việc ChatGPT làm tốt hơn hoặc phù hợp hơn Redstone?
5. Nếu công ty bạn đổi sang một công cụ AI khác, những gì trong khoá này bạn mang theo được?

Mang về

• Cần dữ liệu công ty thì Redstone. Chỉ cần câu chữ và suy nghĩ thì ChatGPT cũng xong.
• Điền Custom instructions một lần, bỏ hết dữ liệu nội bộ ra khỏi nó.
• ChatGPT là người phản biện độc lập tốt, đúng vì nó không biết gì về công ty bạn.
• Kỹ năng viết yêu cầu và kỹ năng kiểm chứng mang theo được sang mọi công cụ. Đó là phần giá trị nhất
  bạn học được.

Bài tiếp theo

Bài 21. Đo hiệu quả và lan ra cả đội