Bài 03. Cách ra yêu cầu cho ra kết quả dùng được

Đây là bài quan trọng nhất trong 23 bài. Nếu bạn chỉ học được một bài, học bài này.

Lý do: 80% những lần "AI trả lời dở" thực chất là yêu cầu chưa đủ. Bạn không sửa được bộ não
của nó, nhưng bạn sửa được cách bạn giao việc, và chỉ riêng việc đó đã đổi hoàn toàn chất lượng.

Tình huống

Cùng một người, cùng một công cụ, cùng một buổi chiều.

Lần 1: "Viết cho tôi email nhắc khách thanh toán."
Nhận về: một email chung chung, giọng cứng như văn bản pháp lý, không có số tiền, không có hạn.
Sửa mất 12 phút.

Lần 2: "Tôi là kế toán công ty phần mềm. Khách hàng Công ty Minh Long quá hạn thanh toán hoá đơn
số HD-2841, số tiền 47.500.000 đồng, hạn là 25/07, hôm nay đã trễ 9 ngày. Đây là lần nhắc thứ hai,
lần một tôi đã gửi ngày 28/07 và chưa có phản hồi. Quan hệ với khách này tốt, tôi không muốn căng.
Viết một email tiếng Việt, dưới 150 từ, giọng lịch sự nhưng có mốc thời gian rõ ràng, kết thúc bằng
một đề nghị cụ thể là xác nhận ngày thanh toán trước thứ Sáu. Không dùng từ 'vi phạm' hay 'chế tài'."

Nhận về: dùng được luôn, sửa 1 phút.

Yêu cầu thứ hai dài hơn, đúng. Nó mất bạn 90 giây để viết và tiết kiệm 11 phút. Và từ bài 09 trở
đi, bạn sẽ không phải viết lại nó lần nữa, vì nó thành một kỹ năng.

Mục tiêu bài học

• Nhớ và dùng được công thức 5 thành phần
• Sửa được một yêu cầu tệ thành yêu cầu tốt
• Dùng được 6 kỹ thuật nâng cao: cho xem mẫu, bắt hỏi lại, bắt nêu kế hoạch, đóng vai người
  phản biện, giới hạn cứng, chỉnh sửa từng bước
• Tránh được 7 lỗi viết yêu cầu phổ biến

Công thức 5 thành phần

Một yêu cầu tốt luôn có 5 phần. Không cần theo đúng thứ tự, chỉ cần có đủ.

Cách nhớ nhanh: Ai, Làm gì, Từ đâu, Đạt là sao, Trả về kiểu nào.

Mẫu bạn có thể dán và điền

Bối cảnh: Tôi là <vai trò> ở <bộ phận / công ty làm gì>. <Chuyện đang xảy ra>.
Việc: <động từ + việc cụ thể>.
Nguyên liệu: <tệp đính kèm / kho tri thức nào / số liệu cụ thể / "tra web">.
Tiêu chuẩn: <độ dài>, <giọng>, <những gì phải có>, <những gì tuyệt đối không được>.
Giao nộp: <chat / tệp Word / bảng Excel / slide>, <tiếng Việt hay tiếng Anh>.

Bạn không cần viết chữ "Bối cảnh:", "Việc:" nếu không muốn. Nhưng trong hai tuần đầu, cứ viết
đủ nhãn, để tự rèn thói quen. Sau đó nó thành phản xạ.

Sáu kỹ thuật nâng cao

Kỹ thuật 1. Cho nó xem một bản mẫu

Đây là kỹ thuật hiệu quả nhất và ít người dùng nhất. Thay vì tả bằng lời "tôi muốn giọng thế này",
hãy dán vào một bản bạn đã làm và thấy hài lòng.

Đây là biên bản họp tôi tự viết tháng trước, tôi thấy đúng chuẩn của công ty mình:

<dán biên bản cũ vào đây>

Hãy viết biên bản cho cuộc họp hôm nay theo đúng cấu trúc, cách đặt tiêu đề, và giọng văn của bản
trên. Nội dung cuộc họp hôm nay ở tệp đính kèm.

Một bản mẫu thật hơn mười câu tả bằng lời. Nếu bạn có hai bản mẫu, càng tốt.

Kỹ thuật 2. Bắt nó hỏi lại trước khi làm

Dùng khi việc phức tạp và bạn biết mình chưa mô tả đủ:

Trước khi viết, hãy hỏi tôi tối đa 5 câu về những điều bạn còn thiếu để làm cho đúng.
Đợi tôi trả lời rồi mới bắt đầu.

Agent sẽ hiện các câu hỏi kèm nút chọn sẵn để bạn bấm. Kỹ thuật này biến một yêu cầu 30 giây của
bạn thành một yêu cầu đầy đủ, mà công sức mô tả do nó gánh.

Kỹ thuật 3. Bắt nó nêu kế hoạch trước khi làm

Dùng cho việc lớn, nhiều bước, nhiều tệp:

Nêu kế hoạch làm việc này theo các bước, đừng làm gì cả. Tôi duyệt kế hoạch xong thì bạn mới chạy.

Rẻ hơn nhiều so với để nó làm hết 20 phút theo một hướng sai. Bài 16 nói kỹ.

Kỹ thuật 4. Bắt nó tự phản biện

Sau khi có kết quả, dùng thêm một lượt:

Bây giờ đóng vai một người khó tính đọc bản này: giám đốc tài chính của công ty tôi. Chỉ ra 3 chỗ
yếu nhất và 3 câu người đó sẽ chất vấn. Rồi tự sửa lại bản nháp.

Chất lượng thường tăng rõ rệt sau lượt này. Đây là mẹo dùng nhiều nhất cho tài liệu quan trọng.

Kỹ thuật 5. Đặt giới hạn cứng

Con người hiểu "ngắn gọn". Máy thì cần con số.

Kỹ thuật 6. Sửa từng bước, đừng làm lại từ đầu

Người mới hay xoá hết và gõ lại yêu cầu. Cách đúng là sửa dần trong cùng cuộc trò chuyện, mỗi lượt
một thay đổi:

Tốt rồi. Giờ sửa đúng ba chỗ:
1. Bỏ đoạn mở đầu, vào thẳng con số.
2. Mục 2 đổi thành bảng, cột: hạng mục, số tiền, chênh so với kế hoạch.
3. Thêm một câu cuối đề xuất việc cần làm tuần sau.
Giữ nguyên mọi thứ khác.

Câu "giữ nguyên mọi thứ khác" rất quan trọng. Không có nó, agent hay viết lại cả bài và làm mất
những đoạn bạn đã thấy hài lòng.

Bảy lỗi viết yêu cầu phổ biến

Làm trên Redstone Agent

Thực hành sửa yêu cầu, 20 phút.

Bước 1. Gõ một yêu cầu tệ có chủ ý, cho một việc thật của bạn. Ví dụ:

Làm cho tôi bản báo cáo tuần.

Đọc kết quả. Ghi ra ba chỗ chưa đạt.

Bước 2. Bấm "Trò chuyện mới" (bàn làm việc sạch), rồi gõ lại đúng việc đó theo công thức
5 thành phần. Ví dụ:

Bối cảnh: Tôi là trưởng nhóm chăm sóc khách hàng, 6 người. Thứ Sáu nào tôi cũng phải gửi báo cáo
tuần cho giám đốc vận hành. Ông ấy đọc trên điện thoại, chỉ quan tâm số và vấn đề cần ông quyết.
Việc: Viết báo cáo tuần của nhóm tôi.
Nguyên liệu: Số liệu ở tệp tôi đính kèm. Việc đang mở lấy từ bảng nhiệm vụ của tôi.
Tiêu chuẩn: Tối đa 250 từ. Có đủ 4 phần: số tuần này, so với tuần trước, hai vấn đề đang chặn,
một việc cần giám đốc quyết. Không viết lời mở đầu kiểu "kính gửi", vào thẳng số.
Giao nộp: Trả lời ngay trong chat, dạng gạch đầu dòng, tiếng Việt.

Bước 3. So hai kết quả cạnh nhau. Đây là bài học của cả bài 03, và bạn phải tự thấy nó bằng mắt
mới tin.

Bước 4. Áp thêm kỹ thuật 4 vào bản tốt:

Đóng vai giám đốc vận hành đang đọc trên điện thoại lúc 6 giờ chiều thứ Sáu. Chỉ ra 3 chỗ khiến
ông ấy phải hỏi lại, rồi tự sửa để không phải hỏi.

Bước 5. Nếu bản cuối tốt, bấm "Lưu thành kỹ năng" và đặt tên "Báo cáo tuần nhóm CSKH".
Bài 09 sẽ dạy bạn làm cho tử tế, nhưng cứ lưu trước đã.

Làm trên ChatGPT

Công thức 5 thành phần dùng y nguyên, không phải sửa gì. Đây là điểm hay: kỹ năng viết yêu cầu
là thứ mang theo được giữa mọi công cụ AI.

Hai điểm khác biệt cần lưu ý:

1. Nguyên liệu. Trên Redstone bạn chỉ vào kho tri thức hoặc thư mục. Trên ChatGPT bạn phải
   tải tệp lên trong từng cuộc trò chuyện, hoặc đặt tệp trong một Project.
2. Custom instructions. ChatGPT có chỗ khai báo sẵn "bạn là ai, bạn muốn trả lời thế nào"
   (Settings → Personalization → Custom instructions). Nếu bạn điền chỗ đó, bạn khỏi phải viết
   thành phần 1 (Bối cảnh) mỗi lần. Tương ứng bên Redstone là "Tiểu sử" ở Cài đặt → Tài khoản
   (bài 08).

Thử: điền Custom instructions của ChatGPT với 3 câu về vai trò và cách bạn muốn được trả lời, rồi
gõ lại yêu cầu tệ ở Bước 1. Bạn sẽ thấy nó đã đỡ hơn nhiều mà bạn chưa làm gì thêm.

Bài tập

Thời gian: 45 phút.

1. Lấy ba yêu cầu bạn đã gõ trong bài 00 và 01. Với mỗi cái, viết lại theo công thức 5 thành
   phần. Chạy cả bản cũ và bản mới, giữ lại kết quả.

2. Lập bảng so sánh:

   Yêu cầu	Bản cũ: mất mấy phút sửa	Bản mới: mất mấy phút sửa	Chỗ khác biệt lớn nhất

3. Với việc thật quan trọng nhất của bạn, áp dụng đủ ba kỹ thuật: cho xem mẫu (1), bắt hỏi lại
   (2), tự phản biện (4).

4. Tìm trong ba yêu cầu của bạn hai lỗi trong bảng "bảy lỗi phổ biến", và ghi bạn đã sửa thế nào.

Tiêu chí đạt:

• Bản mới rút ngắn thời gian bạn phải sửa ít nhất một nửa. Nếu không, khả năng cao bạn còn
  thiếu thành phần 3 (nguyên liệu) hoặc 4 (tiêu chuẩn).
• Bạn có một yêu cầu hoàn chỉnh, viết ra giấy, dùng lại được cho tuần sau.

Lỗi thường gặp

Tự kiểm tra

1. Kể tên 5 thành phần của một yêu cầu tốt, không nhìn lại tài liệu.
2. Vì sao "viết ngắn gọn" là một tiêu chuẩn tệ? Viết lại cho tốt.
3. Kỹ thuật nào hiệu quả nhất khi bạn khó tả bằng lời giọng văn mình muốn?
4. Bạn làm gì khi việc quá phức tạp và bạn biết mình mô tả chưa đủ?
5. Câu nào phải luôn thêm vào các lượt chỉnh sửa, và vì sao?

Mang về

• Ai, Làm gì, Từ đâu, Đạt là sao, Trả về kiểu nào.
• Một bản mẫu thật hơn mười câu tả bằng lời.
• Nói điều bạn muốn, không chỉ điều bạn không muốn.
• Số cụ thể thay cho tính từ: "dưới 200 từ", không phải "ngắn gọn".
• Sửa từng bước, và luôn nói "giữ nguyên mọi thứ khác".

Bài tiếp theo

Bài 04. Giao việc thay vì hỏi