Bài 08. Bộ nhớ: để không phải giải thích lại lần thứ mười

Bài 07 dạy agent tài liệu của công ty. Bài này dạy nó về bạn: bạn là ai, làm gì, thích được
trả lời thế nào, những ai và những thứ gì quan trọng trong công việc của bạn.

Chi phí: 20 phút, một lần. Lợi ích: mọi câu trả lời từ giờ về sau đều sát hơn, và bạn không phải mở
đầu mỗi cuộc trò chuyện bằng ba đoạn tự giới thiệu.

Tình huống

Anh Bình làm trưởng phòng kinh doanh. Mỗi lần nhờ agent viết gì, anh đều phải gõ mở đầu:

"Tôi là trưởng phòng kinh doanh của một công ty phần mềm bán cho doanh nghiệp vừa. Khách chính của
tôi là các công ty sản xuất. Tôi thích văn ngắn, đi thẳng vào việc, kết thúc bằng một bước tiếp theo
cụ thể. Đừng dùng từ hoa mỹ..."

Bốn dòng đó, anh gõ khoảng 15 lần một tuần. Khoảng 40 phút mỗi tuần chỉ để tự giới thiệu.

Bộ nhớ tồn tại để anh gõ nó một lần.

Mục tiêu bài học

• Phân biệt rõ ba chỗ chứa thông tin: ngữ cảnh, bộ nhớ, kho tri thức
• Viết được "Tiểu sử" tốt cho chính bạn
• Thêm, xem và xoá được từng mục bộ nhớ
• Biết cái gì nên cho nhớ, cái gì tuyệt đối không
• Biết dọn bộ nhớ định kỳ, vì bộ nhớ sai còn tệ hơn không có bộ nhớ

Phần 1. Ba chỗ chứa thông tin, đừng nhầm

Đây là bảng bạn nên nhớ suốt khoá học:

Cách phân biệt nhanh: nếu bạn thấy mình gõ cùng một câu ở nhiều cuộc trò chuyện khác nhau, câu đó
thuộc bộ nhớ. Nếu đó là một tài liệu, nó thuộc kho tri thức.

Còn một chỗ thứ tư: kỹ năng (bài 09), chứa cách làm một loại việc. Phân biệt:
bộ nhớ chứa dữ kiện, kỹ năng chứa quy trình.

Phần 2. "Tiểu sử": việc đáng làm nhất trong 10 phút

Vào Cài đặt → Tài khoản, tìm ô "Tiểu sử". Ô này ghi rất rõ mục đích: cho Redstone biết vai
trò, cách bạn làm việc và điều bạn quan tâm, và nó sẽ điều chỉnh mọi câu trả lời.

Đây là nơi bạn viết bốn dòng của anh Bình, một lần.

Cấu trúc một "Tiểu sử" tốt

Bốn phần, mỗi phần 2 tới 4 câu:

1. TÔI LÀM GÌ
Vai trò, bộ phận, công ty làm về gì, tôi phụ trách những gì.

2. TÔI LÀM VIỆC VỚI AI VÀ VỀ CÁI GÌ
Khách hàng hoặc đối tượng chính, các dự án đang chạy, những người tôi hay báo cáo hoặc phối hợp.

3. TÔI MUỐN ĐƯỢC TRẢ LỜI THẾ NÀO
Độ dài, giọng văn, cấu trúc, ngôn ngữ, những gì tôi không thích.

4. TÔI QUAN TÂM NHẤT ĐIỀU GÌ
Vài việc lặp lại quan trọng nhất, và tiêu chí đánh giá của tôi.

Ví dụ đầy đủ

Tôi là trưởng phòng kinh doanh của một công ty phần mềm quản lý sản xuất, khách hàng là các doanh
nghiệp sản xuất vừa ở miền Bắc và miền Nam. Tôi quản 6 nhân viên kinh doanh và trực tiếp phụ trách
5 khách hàng lớn nhất.

Tôi làm việc nhiều với phòng kỹ thuật (anh Quang) khi khách hỏi về triển khai, và báo cáo cho giám
đốc kinh doanh (chị Hà) mỗi thứ Sáu. Khách trọng điểm hiện nay: Minh Long, Đại Phát, Tân Việt.

Tôi thích câu trả lời ngắn, đi thẳng vào việc, kết thúc bằng một bước tiếp theo cụ thể. Không dùng
từ hoa mỹ, không mở đầu kiểu "trong bối cảnh hiện nay". Tài liệu gửi khách thì trang trọng, tin nhắn
nội bộ thì thoải mái. Tất cả bằng tiếng Việt, trừ tài liệu kỹ thuật gửi đối tác nước ngoài.

Việc lặp lại quan trọng nhất của tôi: báo cáo tình hình bán hàng thứ Sáu, soạn báo giá, viết thư
theo sau khách sau demo, chuẩn bị hồ sơ trước buổi gặp khách lớn. Tiêu chí của tôi cho một sản phẩm
đạt: đúng số, đúng tên người, và người đọc không phải hỏi lại câu nào.

Bấm "Lưu hồ sơ".

Mẹo: nhờ chính agent viết Tiểu sử cho bạn

Nếu bạn thấy khó viết, hãy nhờ nó phỏng vấn bạn:

Tôi cần viết phần "Tiểu sử" để bạn hiểu tôi và điều chỉnh mọi câu trả lời về sau. Hãy hỏi tôi
8 câu, mỗi câu một ý, để lấy đủ thông tin về: vai trò, người tôi làm việc cùng, cách tôi muốn được
trả lời, và các việc lặp lại quan trọng của tôi. Sau đó viết cho tôi một đoạn 4 phần, dưới 250 từ,
để tôi dán vào phần Tiểu sử.

Nó sẽ hiện các câu hỏi kèm nút chọn. Trả lời xong, copy đoạn nó viết, dán vào Cài đặt → Tài khoản
→ Tiểu sử, sửa lại cho đúng giọng bạn.

Phần 3. Bộ nhớ dạng danh sách và dạng đồ thị

Có hai chỗ xem bộ nhớ, phục vụ hai nhu cầu khác nhau.

Chỗ 1: Cài đặt → Bộ nhớ (dùng hằng ngày)

Danh sách đơn giản: mỗi dòng một điều agent nhớ về bạn, có nút "Quên" để xoá. Đây là chỗ người
dùng thường nên dùng.

Ví dụ những dòng bạn sẽ thấy:

Chủ sở hữu Acme Corp; phụ trách Sales và Product.
Thích câu trả lời ngắn gọn, kết thúc bằng bước tiếp theo cụ thể.
Phân khúc chính là SaaS tầm trung; Acme là khách hàng trọng điểm.
Làm việc bằng cả tiếng Anh và tiếng Việt.

Ở khu vực Bộ nhớ (trong "Ứng dụng & công cụ") còn có ô "Thêm điều bạn muốn các trợ lý ghi
nhớ…". Gõ vào đó và bấm "Thêm" để thêm một dữ kiện bằng tay.

Chỗ 2: Khu vực Bộ nhớ, dạng đồ thị (dùng khi cần dọn dẹp)

Mở "Ứng dụng & công cụ" → Bộ nhớ. Bạn thấy đồ thị bộ nhớ: mỗi nút là một ghi chú, kéo được
để sắp xếp, bấm vào một nút để xem và "Sửa" nội dung.

Vài thứ cần biết:

• MEMORY.md là chỉ mục lõi, không xoá được. Nó là mục lục trỏ tới các ghi chú khác.
• "Ghi chú liên kết" cho biết ghi chú nào liên quan ghi chú nào.
• "Ghi chú mới" để tạo một tệp ghi nhớ có tên riêng, ví dụ khach-hang-trong-diem.md.

Người mới không cần vào đây. Nhưng sau vài tháng, khi bộ nhớ đã nhiều, đây là chỗ bạn dọn.

Phần 4. Bộ nhớ được ghi vào bằng ba cách

Cách 1. Bạn nói thẳng trong lúc trò chuyện.

Nhớ giúp tôi: từ nay mọi báo giá của tôi đều phải có dòng "giá chưa bao gồm VAT" ở cuối bảng.

Cách 2. Agent tự học được trong lúc làm việc. Bạn nói "tôi không thích cách mở đầu này", nó có
thể ghi lại thành một dữ kiện về sở thích của bạn.

Có một công tắc liên quan ở Cài đặt → Tài khoản: "Tự động ghi chú".

Người mới nên để Tắt trong hai tuần đầu, để bạn thấy rõ nó muốn ghi gì và học được cách nó nghĩ.
Sau đó bật lên nếu bạn thấy các đề xuất của nó hợp lý.

Cách 3. Bạn thêm bằng tay ở khu vực Bộ nhớ, như mục Phần 3.

Phần 5. Nên cho nhớ gì, không nên nhớ gì

Nên cho nhớ

Không nên cho nhớ

Bộ nhớ sai còn tệ hơn không có bộ nhớ

Đây là điểm quan trọng nhất của bài. Một dòng bộ nhớ sai sẽ âm thầm làm lệch mọi câu trả lời về
sau, và bạn rất khó phát hiện vì bạn không thấy nó.

Ví dụ thật: dòng bộ nhớ ghi "khách trọng điểm là Minh Long". Sáu tháng sau bạn đã chuyển sang phụ
trách khách khác, nhưng dòng đó vẫn còn. Agent tiếp tục ưu tiên Minh Long trong mọi phân tích, và
bạn cứ thấy kết quả "hơi lệch" mà không hiểu vì sao.

Quy tắc: mỗi tháng một lần, mở Cài đặt → Bộ nhớ, đọc từ trên xuống, bấm "Quên" những gì đã cũ.
Mất 3 phút. Đặt lịch nhắc (bài 15) nếu bạn hay quên.

Làm trên Redstone Agent

Thực hành, 30 phút.

Bước 1. Kiểm bộ nhớ hiện tại. Vào Cài đặt → Bộ nhớ, đọc hết. Bấm "Quên" những gì sai hoặc
cũ. Nếu trống thì bình thường, bạn còn mới.

Bước 2. Viết "Tiểu sử". Dùng cấu trúc 4 phần ở Phần 2, hoặc dùng mẹo nhờ agent phỏng vấn.
Bấm "Lưu hồ sơ".

Bước 3. Kiểm thử bộ nhớ có tác dụng thật. Đây là bước quan trọng nhất.

Mở Trò chuyện mới và gõ một yêu cầu cố tình thiếu bối cảnh:

Viết cho tôi một thư theo sau khách hàng sau buổi gặp.

Yêu cầu này không nói bạn là ai, khách nào, giọng gì. Nếu Tiểu sử của bạn tốt, kết quả sẽ đã đúng
vai trò, đúng giọng, đúng độ dài bạn thích. So với lần bạn làm bài 03, khác biệt phải thấy rõ.

Bước 4. Thêm ba dữ kiện bằng cách nói thẳng:

Nhớ giúp tôi ba điều này:
1. <một quy ước cố định của bạn>
2. <một người bạn hay làm việc cùng, kèm vai trò>
3. <một điều bạn không muốn thấy trong kết quả>

Bước 5. Kiểm lại ở Cài đặt → Bộ nhớ: ba dòng đó đã xuất hiện chưa? Nếu chưa, gõ trực tiếp vào
ô "Thêm điều bạn muốn các trợ lý ghi nhớ…" ở khu vực Bộ nhớ.

Bước 6. Mở Trò chuyện mới và kiểm một dữ kiện:

Trong báo giá của tôi có quy ước cố định nào không?

Nếu nó nhắc lại đúng, bộ nhớ đang hoạt động.

Bước 7. Kiểm công tắc "Tự động ghi chú" ở Cài đặt → Tài khoản. Đặt Tắt cho hai tuần đầu.

Làm trên ChatGPT

ChatGPT có hai thứ tương ứng, và bạn nên dùng cả hai:

1. Custom instructions (Settings → Personalization → Custom instructions).
Tương ứng với "Tiểu sử". Có hai ô: "bạn muốn ChatGPT biết gì về bạn" và "bạn muốn ChatGPT trả lời
thế nào". Dán phần 1, 2, 4 của Tiểu sử vào ô đầu, phần 3 vào ô sau.

2. Memory (Settings → Personalization → Memory).
Tương ứng bộ nhớ. Bật lên thì ChatGPT tự ghi nhớ trong lúc trò chuyện. Bấm "Manage memories" để xem
danh sách và xoá từng mục, giống như nút "Quên" của Redstone.

Việc nên làm ngay: dán Tiểu sử của bạn vào Custom instructions của ChatGPT. Bạn viết một lần cho cả
hai công cụ.

Lưu ý bảo mật: đừng đưa tên khách hàng thật, con số thật, hay thông tin nội bộ vào Custom
instructions của ChatGPT. Ở Redstone thì được, vì dữ liệu chạy trên máy chủ công ty. Đây là khác
biệt quan trọng, và bài 18 nói kỹ.

Bài tập

Thời gian: 35 phút.

1. Viết "Tiểu sử" đủ 4 phần, dưới 300 từ, lưu vào Cài đặt → Tài khoản.
2. Làm phép thử ở Bước 3: một yêu cầu thiếu bối cảnh, trước và sau khi có Tiểu sử. Ghi lại 3 khác
   biệt cụ thể.
3. Thêm 5 dữ kiện vào bộ nhớ, trong đó phải có: một quy ước cố định, một người bạn hay làm việc
   cùng, một từ chuyên môn nội bộ, một điều bạn không muốn.
4. Kiểm lại từng dữ kiện bằng một câu hỏi trong cuộc trò chuyện mới.
5. Dán Tiểu sử (bản đã bỏ hết tên riêng và số liệu nội bộ) vào Custom instructions của ChatGPT.
6. Đặt lời nhắc trên lịch của bạn: "dọn bộ nhớ Redstone" mỗi tháng một lần.

Tiêu chí đạt:

• Một yêu cầu thiếu bối cảnh vẫn cho kết quả đúng vai trò và đúng giọng của bạn.
• Cài đặt → Bộ nhớ có ít nhất 5 dòng, tất cả đều đúng và còn hiệu lực.
• Bạn nói được lý do vì sao 2 trong 5 dòng đó không nên nằm ở kho tri thức, và ngược lại.

Lỗi thường gặp

Tự kiểm tra

1. Bốn phần của một Tiểu sử tốt là gì?
2. Bạn có câu "Mọi báo giá kết thúc bằng dòng giá chưa gồm VAT". Nó thuộc bộ nhớ, kho tri thức, hay
   kỹ năng? Vì sao?
3. Vì sao bộ nhớ sai còn tệ hơn không có bộ nhớ?
4. Ba loại thông tin tuyệt đối không đưa vào bộ nhớ?
5. Vì sao nên tắt "Tự động ghi chú" trong hai tuần đầu?
6. Bao lâu bạn nên dọn bộ nhớ một lần, và làm ở đâu?

Mang về

• Viết Tiểu sử một lần, tiết kiệm mỗi ngày. Đây là 10 phút sinh lời cao nhất trong khoá.
• Bộ nhớ chứa dữ kiện về bạn. Tài liệu thì vào kho tri thức, quy trình thì vào kỹ năng.
• Bộ nhớ sai làm lệch âm thầm. Dọn mỗi tháng một lần.
• Không bao giờ đưa mật khẩu, dữ liệu nhân sự của người khác, hay số liệu thay đổi liên tục vào bộ nhớ.

Bài tiếp theo

Bài 09. Kỹ năng: đóng gói cách làm việc của bạn