Bài 10. Sản phẩm: Word, Excel, slide, PDF, website

Tới đây bạn đã biết cách giao việc và cho agent đủ nguyên liệu. Bài này về đầu ra: làm sao nhận
về một tệp thật, mở được, đúng chuẩn tiếng Việt, và giao được cho người khác mà không phải sửa lại
định dạng.

Tình huống

Anh Sơn nhờ agent làm báo cáo. Nhận về một câu trả lời rất tốt trong khung chat. Rồi anh copy sang
Word, và mất 25 phút để: sửa phông chữ, làm lại các mức tiêu đề, dựng lại bảng bị vỡ, và sửa mấy chỗ
tiếng Việt mất dấu.

25 phút đó là không cần thiết. Nếu ngay từ đầu anh nói "xuất cho tôi thành tệp Word, phông Times New
Roman 13, tiếng Việt đủ dấu, các bảng giữ nguyên cấu trúc", anh sẽ nhận đúng tệp đó.

Mục tiêu bài học

• Yêu cầu đúng loại sản phẩm: Word, Excel, slide, PDF, website
• Dùng bảng "Sản phẩm": xem trước, tải về, chia sẻ liên kết, thu hồi
• Ra được tài liệu tiếng Việt đúng chuẩn: đủ dấu, phông chữ đúng, trang bày đúng
• Dùng bản mẫu của công ty để agent điền vào
• Làm cho văn bản đọc như người viết, không như máy viết

Phần 1. Năm loại sản phẩm và khi nào dùng

Hai cách nhận tệp:

Cách 1. Nút "Tải xuống" trên một câu trả lời. Đưa chuột vào câu trả lời, bấm "Tải xuống", chọn
Word (.doc) hoặc PDF. Nhanh, dùng cho việc đơn giản.

Cách 2. Bảng "Sản phẩm". Khi bạn yêu cầu rõ một tệp, agent tạo tệp thật và nó xuất hiện trong
bảng "Sản phẩm". Đây là cách dùng cho việc thật.

Phần 2. Bảng "Sản phẩm"

Khi agent tạo tệp, bảng "Sản phẩm" mở ra. Trong đó:

Về nút "Chia sẻ", đọc kỹ: ứng dụng ghi rõ "Bất kỳ ai có liên kết này đều xem được trang. Không
cần đăng nhập." Nghĩa là ai có liên kết đều xem được, kể cả người ngoài công ty.

Nguyên tắc:

• Dùng cho nội dung có thể công khai: bản trình bày cho khách, trang giới thiệu, tài liệu hướng dẫn.
• Không dùng cho báo cáo nội bộ có số liệu, hồ sơ nhân sự, hợp đồng.
• Xong việc thì bấm "Thu hồi liên kết". Đưa việc này thành thói quen.

Nếu phần xem trước ghi "Xem trước trong trình duyệt cho loại tệp này sẽ sớm có", cứ tải xuống và mở
bằng phần mềm trên máy.

Phần 3. Tài liệu tiếng Việt đúng chuẩn

Đây là phần quan trọng nhất của bài, vì nó là chỗ hay sai nhất và cũng dễ sửa nhất.

Ba yêu cầu bắt buộc cho mọi tài liệu tiếng Việt

1. Tiếng Việt đủ dấu. Không bao giờ chấp nhận "Bao cao phan tich". Agent của Redstone được yêu
cầu luôn viết đủ dấu, nhưng nếu bạn thấy mất dấu ở bất kỳ đâu (nhất là trong biểu đồ, slide, hoặc
tên tệp), hãy nói ngay:

Tiếng Việt trong tệp bị mất dấu ở <chỗ nào>. Làm lại với đầy đủ dấu, mã UTF-8, và dùng phông chữ
hỗ trợ tiếng Việt.

2. Phông chữ đúng. Với tài liệu hành chính và trang trọng của Việt Nam (hợp đồng, đề xuất,
báo cáo, công văn, tờ trình), quy ước là Times New Roman. Yêu cầu rõ:

Xuất thành tệp Word. Phông Times New Roman, cỡ 13, dãn dòng 1,5. Tiếng Việt đủ dấu.

Với tài liệu nội bộ thoải mái hơn (bản tin, hướng dẫn, slide), phông nào cũng được, miễn hỗ trợ
tiếng Việt.

3. Cấu trúc theo quy ước Việt Nam. Tài liệu hành chính thường có phần mở đầu, kính gửi, nội
dung theo mục La Mã hoặc số, và phần ký. Nếu công ty bạn có mẫu, dùng mẫu (Phần 4).

Câu yêu cầu mẫu cho một tài liệu trang trọng

Xuất thành tệp Word với các yêu cầu:
- Tiếng Việt đủ dấu, mã UTF-8
- Phông Times New Roman, cỡ 13, dãn dòng 1,5, lề trên 2cm, dưới 2cm, trái 3cm, phải 2cm
- Tiêu đề các mục dùng số: 1., 1.1., 1.2.
- Bảng có đường viền, tiêu đề cột in đậm
- Cuối tài liệu có mục "Người lập" và "Người phê duyệt"
Tên tệp: bao-cao-<chu-de>-<thang>.docx

Bạn viết một lần rồi đưa vào kỹ năng (bài 09). Từ đó về sau chỉ cần nói "làm báo cáo".

Phần 4. Dùng bản mẫu của công ty

Đây là cách cho kết quả tốt nhất, và ít ai dùng.

Thay vì tả bằng lời cấu trúc tài liệu, hãy đưa bản mẫu của công ty và nhờ agent điền vào.

Cách làm:

1. Tạo một thư mục (bài 05) tên Mau-tai-lieu, hoặc một kho tri thức tên "Biểu mẫu công ty".
2. Tải lên các mẫu thật: mau-bien-ban-hop.docx, mau-bao-gia.docx, mau-to-trinh.docx,
   mau-bao-cao-thang.xlsx.
3. Khi cần, nói:

Dùng tệp mau-to-trinh.docx trong thư mục làm khuôn. Giữ nguyên bố cục, phông chữ, các mục và phần
ký. Điền nội dung cho tờ trình về <việc của bạn>. Những chỗ tôi chưa cung cấp thông tin thì để
[chưa có] chứ không tự bịa.

Câu "để [chưa có] chứ không tự bịa" rất quan trọng với biểu mẫu. Nó cho bạn thấy ngay còn thiếu
gì, thay vì phát hiện ra sau khi đã trình ký.

Phần 5. Làm cho văn bản đọc như người viết

Văn do AI viết có vài dấu hiệu rất dễ nhận, và người đọc tinh sẽ thấy. Nếu tài liệu của bạn gửi cho
khách hoặc cấp trên, hãy dẹp các dấu hiệu này.

Câu yêu cầu tổng hợp, đáng để bạn lưu lại:

Viết như một người đi làm viết cho đồng nghiệp: câu ngắn, cụ thể, không hoa mỹ. Không mở đầu vòng
vo, không kết bằng lời hô hào. Không dùng dấu gạch ngang dài. Mọi nhận định về mức độ phải có số
hoặc bỏ. Nếu một câu không thêm thông tin mới thì xoá câu đó.

Đưa câu này vào kỹ năng của bạn và bạn không phải gõ lại nữa.

Làm trên Redstone Agent

Thực hành 1: một báo cáo Word đúng chuẩn (15 phút).

Dùng tệp số liệu thật của bạn:

Đính kèm: <tệp số liệu của bạn>

Viết báo cáo <chủ đề> dựa trên tệp đính kèm. Cấu trúc: 1. Tổng quan số liệu, 2. Phân tích theo
<chiều bạn cần>, 3. Vấn đề cần lưu ý, 4. Đề xuất.

Xuất thành tệp Word: phông Times New Roman cỡ 13, dãn dòng 1,5, tiếng Việt đủ dấu, các bảng có
đường viền và tiêu đề cột in đậm. Với mỗi con số, ghi trong ngoặc lấy từ mục nào của tệp đính kèm.

Viết như người đi làm viết cho đồng nghiệp: câu ngắn, cụ thể, không hoa mỹ, không mở đầu vòng vo,
không dùng dấu gạch ngang dài.

Trong bảng "Sản phẩm", bấm xem trước. Kiểm ba việc: dấu tiếng Việt, phông chữ, bảng có vỡ không.
Rồi tải về, mở bằng Word thật.

Thực hành 2: một bảng Excel (10 phút).

Từ tệp đính kèm, tạo cho tôi một tệp Excel theo dõi <việc của bạn>, gồm các cột: <cột 1>, <cột 2>,
<cột 3>, và một cột "Chênh lệch so với kỳ trước" tính bằng công thức. Dòng tiêu đề in đậm và cố
định. Tiếng Việt đủ dấu. Tên tệp: theo-doi-<chu-de>.xlsx

Mở tệp, kiểm cột công thức có tính thật không (bấm vào ô, xem có công thức hay chỉ có số dán cứng).

Thực hành 3: bộ slide (10 phút).

Làm cho tôi bộ slide 8 trang trình bày <chủ đề> cho cuộc họp <ai dự>. Mỗi slide tối đa 5 dòng, mỗi
dòng dưới 12 từ. Slide 1 là tiêu đề, slide cuối là các việc cần làm kèm người phụ trách.
Tiếng Việt đủ dấu, phông hỗ trợ tiếng Việt. Xuất thành tệp PowerPoint.

Kiểm: chữ có tràn khỏi slide không, dấu tiếng Việt có đủ không.

Thực hành 4: chia sẻ và thu hồi (5 phút).

Với sản phẩm nào không có dữ liệu nội bộ, bấm "Chia sẻ", copy liên kết, mở bằng chế độ ẩn
danh của trình duyệt để kiểm là người ngoài xem được. Rồi bấm "Thu hồi liên kết" và tải lại
trang đó để kiểm nó đã đóng.

Việc thu hồi này là bài học an toàn: bạn cần thấy tận mắt rằng liên kết đó thật sự công khai.

Làm trên ChatGPT

ChatGPT tạo được tệp Word, Excel, PowerPoint, PDF qua công cụ phân tích dữ liệu của nó (thường có ở
gói trả phí, một phần có ở bản miễn phí). Ba lưu ý:

1. Nói rõ định dạng và phông chữ giống như trên Redstone. Yêu cầu tiếng Việt đủ dấu và phông hỗ
   trợ tiếng Việt là bắt buộc, vì lỗi mất dấu trong tệp xuất ra hay xảy ra hơn.
2. Không có bảng "Sản phẩm" và không có liên kết chia sẻ kiểu Redstone. Bạn tải tệp về rồi tự
   gửi.
3. Không dùng được bản mẫu của công ty một cách bền vững, trừ khi bạn tải mẫu lên mỗi lần (hoặc
   đặt trong một Project). Và tải mẫu nội bộ lên là đưa dữ liệu ra ngoài, xem bài 18.

Thử: làm lại Thực hành 1 trên ChatGPT với một tệp số liệu không có thông tin mật, và so tệp Word
nhận được với tệp từ Redstone. Ghi ra ba khác biệt.

Bài tập

Thời gian: 45 phút.

1. Làm cả 4 thực hành ở trên với dữ liệu thật của bạn.

2. Điền bảng kiểm chất lượng cho tệp Word bạn nhận được:

   Hạng mục	Đạt	Không đạt	Ghi chú
   Tiếng Việt đủ dấu ở mọi chỗ, kể cả trong bảng
   Phông chữ đúng yêu cầu
   Bảng không vỡ, tiêu đề cột in đậm
   Mọi con số có ghi nguồn
   Không có câu mở đầu vòng vo
   Không có dấu gạch ngang dài
   Không có từ hoa mỹ rỗng
   Tôi gửi được ngay cho cấp trên mà không sửa gì

3. Tạo thư mục Mau-tai-lieu, tải lên ít nhất hai mẫu thật của công ty, và làm một tài liệu
   bằng cách nhờ agent điền vào mẫu.

4. Đưa câu yêu cầu định dạng và câu yêu cầu "viết như người" vào kỹ năng của bạn từ bài 09.

Tiêu chí đạt:

• Một tệp Word bạn gửi được ngay cho cấp trên mà không sửa định dạng.
• Một tệp Excel có cột công thức tính thật.
• Bạn đã chia sẻ và thu hồi thành công một liên kết sản phẩm.

Lỗi thường gặp

Tự kiểm tra

1. Với một hợp đồng hoặc tờ trình tiếng Việt, phông chữ nào là quy ước và bạn yêu cầu thế nào?
2. Nút "Chia sẻ" trong bảng Sản phẩm tạo ra liên kết loại gì, và ai xem được?
3. Bạn kiểm một tệp Excel có công thức thật hay chỉ có số dán cứng bằng cách nào?
4. Ba dấu hiệu cho biết một văn bản do AI viết, và câu bạn dùng để chữa?
5. Khi dùng bản mẫu công ty, câu nào bạn phải thêm để không bị bịa thông tin?

Mang về

• Nói rõ định dạng ngay từ yêu cầu đầu tiên. Đó là 20 giây đổi lấy 25 phút.
• Tiếng Việt đủ dấu và phông đúng là yêu cầu bắt buộc, không phải tuỳ chọn. Tài liệu trang trọng
  dùng Times New Roman.
• Đưa bản mẫu của công ty cho agent điền, thay vì tả cấu trúc bằng lời.
• Liên kết chia sẻ là công khai. Xong việc thì thu hồi.
• Dẹp các dấu hiệu văn máy trước khi gửi ra ngoài.

Bài tiếp theo

Bài 11. Biểu đồ, sơ đồ và báo cáo có số